Última modificación: 16 de febrero de 2026

Bienvenido a Incode. Incode proporciona servicios biométricos de verificación e identificación de identidad que le permiten verificar de manera segura su identidad con terceros de su elección. Siga leyendo para conocer las reglas y restricciones que rigen su uso de nuestro (s) sitio (s) web, productos, servicios y aplicaciones (los “Servicios”). Si tiene alguna pregunta, comentario o inquietud con respecto a estos términos o los Servicios, comuníquese con nosotros en:

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Estos Términos de uso (los “Términos”) son un contrato vinculante entre usted e INCODE TECHNOLOGIES, INC. (“Incodificar”, “nosotros” y “nosotros”). Su uso de los Servicios de cualquier manera significa que acepta todos estos Términos, y estos Términos permanecerán en vigor mientras use los Servicios. Estos Términos incluyen las disposiciones de este documento así como las de la Política de Privacidad. Su uso o participación en ciertos Servicios también puede estar sujeto a políticas, reglas y/o condiciones adicionales (“Términos adicionales”), que se incorporan aquí por referencia, y entiende y acepta que al usar o participar en dichos Servicios, también acepta cumplir con estos Términos adicionales.

Por favor, lea estos Términos detenidamente. Cubren información importante sobre los Servicios que se le brindan y cualquier cargo, impuestos y tarifas que le facturemos. Estos Términos incluyen información sobre cambios futuros a estos Términos, renovaciones automáticas, limitaciones de responsabilidad , una renuncia a demandas colectivas y la resolución de disputas por arbitraje en lugar de en los tribunales . TENGA EN CUENTA QUE SU USO Y ACCESO A NUESTROS SERVICIOS ESTÁN SUJETOS A LOS SIGUIENTES TÉRMINOS; SI NO ESTÁ DE ACUERDO CON TODOS LOS SIGUIENTES, NO PUEDE USAR NI ACCEDER A LOS SERVICIOS DE NINGUNA MANERA.

AVISO DE ARBITRAJE Y RENUNCIA A LA DEMANDA COLECTIVA: A EXCEPCIÓN DE CIERTOS TIPOS DE DISPUTAS DESCRITAS EN LA SECCIÓN DEL ACUERDO DE ARBITRAJE A CONTINUACIÓN, USTED ACEPTA QUE LAS DISPUTAS ENTRE USTED Y NOSOTROS SE RESOLVERÁN MEDIANTE ARBITRAJE INDIVIDUAL VINCULANTE Y RENUNCIA A SU DERECHO A PARTICIPAR EN UNA DEMANDA COLECTIVA O ARBITRAJE COLECTIVO.

¿Cambiarán alguna vez estos Términos?

Estamos constantemente tratando de mejorar nuestros Servicios, por lo que es posible que estos Términos tengan que cambiar junto con nuestros Servicios. Nos reservamos el derecho de cambiar los Términos en cualquier momento, pero si lo hacemos, colocaremos un aviso en nuestro sitio ubicado en incode.com, le enviaremos un correo electrónico y/o le notificaremos por algún otro medio.

Si no está de acuerdo con los nuevos Términos, es libre de rechazarlos; desafortunadamente, eso significa que ya no podrá usar los Servicios. Si utiliza los Servicios de alguna manera después de que un cambio en los Términos sea efectivo, eso significa que acepta todos los cambios.

A excepción de los cambios que hagamos como se describe aquí, ninguna otra enmienda o modificación de estos Términos será efectiva a menos que sea por escrito y firmada por usted y nosotros.

¿Qué pasa con mi privacidad?

Incode toma muy en serio la privacidad de sus usuarios. Para conocer la Política de Privacidad actual de Incode, por favor haga clic aquí Política de Privacidad.

Ley de protección de la privacidad en línea de los niños

La Ley de Protección de la Privacidad Infantil en Línea (“COPPA”) requiere que los proveedores de servicios en línea obtengan el consentimiento de los padres antes de recopilar a sabiendas información de identificación personal en línea de niños menores de 13 años de edad. No recopilamos ni solicitamos a sabiendas información de identificación personal de niños menores de 15 años; si usted es un niño menor de 15 años de edad, no intente registrarse o utilizar los Servicios ni enviarnos ninguna información personal. Si nos enteramos de que hemos recopilado información personal de un niño menor de 15 años, eliminaremos esa información lo antes posible. Si cree que un niño menor de 15 años puede habernos proporcionado información personal, comuníquese con nosotros en legalcompliance@incode.com.

¿Cuáles son los conceptos básicos del uso de Incode?

Es posible que deba registrarse para obtener una cuenta, seleccionar una contraseña y un nombre de usuario (“Incode User ID”) y proporcionarnos cierta información o datos, como su información de contacto. Usted promete proporcionarnos información de registro precisa, completa y actualizada sobre usted. No puede seleccionar como su ID de usuario de Incode un nombre que no tenga derecho a usar, ni el nombre de otra persona con la intención de hacerse pasar por esa persona. No puede transferir su cuenta a ninguna otra persona sin nuestro permiso previo por escrito.

Además, es posible que pueda acceder a ciertas partes o características de los Servicios mediante el uso de las credenciales de su cuenta de otros servicios (cada uno, una “Cuenta de terceros”), como los servicios que tienen una relación con usted y que utilizan nuestros Servicios para la verificación de identidad. Al utilizar los Servicios a través de una Cuenta de Terceros, nos permite acceder a cierta información de dicha cuenta para su uso por parte de los Servicios. En última instancia, usted tiene el control de cuánta información es accesible para nosotros y puede ejercer dicho control ajustando su configuración de privacidad en su Cuenta de Terceros.

Usted declara y garantiza que es un individuo mayor de edad para formar un contrato vinculante (o si no, ha recibido el permiso de sus padres o tutor para usar los Servicios y ha logrado que su padre o tutor acepte estos Términos en su nombre).

Solo utilizará los Servicios para su propio uso interno, personal y no comercial, y no en nombre o en beneficio de ningún tercero, y solo de una manera que cumpla con todas las leyes que se aplican a usted. Si su uso de los Servicios está prohibido por las leyes aplicables, entonces no está autorizado a usar los Servicios. No podemos y no seremos responsables por su uso de los Servicios de una manera que infrinja la ley.

No compartirá su ID de usuario, cuenta o contraseña de Incode con nadie, y debe proteger la seguridad de su ID de usuario, cuenta, contraseña y cualquier otra herramienta de acceso o credencial de Incode. Usted es responsable de cualquier actividad asociada con su ID de usuario y cuenta de Incode.

¿Qué pasa con la mensajería?

Como parte de los Servicios, puede recibir comunicaciones a través de los Servicios, incluidos los mensajes que Incode le envía (por ejemplo, por correo electrónico o SMS). Al registrarse en los Servicios, recibirá un mensaje de bienvenida e instrucciones sobre cómo dejar de recibir mensajes. Al suscribirse a los Servicios y proporcionarnos su número de teléfono móvil, confirma que desea que Incode le envíe información que creemos que puede ser de su interés, lo que puede incluir Incode usando tecnología de marcación automatizada para enviarle un mensaje de texto al número de teléfono inalámbrico que proporcionó, y acepta recibir comunicaciones de Incode, y declara y garantiza que cada persona que se registre para los Servicios o para quien proporcione un número de teléfono móvil ha dado su consentimiento para recibir comunicaciones. de Incode. Usted acepta indemnizar y mantener indemne a Incode de y contra todas y cada una de las reclamaciones, responsabilidades, daños (reales y consecuentes), pérdidas y gastos (incluidos los honorarios de abogados) que surjan de o de cualquier manera relacionados con su incumplimiento de lo anterior. Tenga en cuenta que si elige recibir mensajes de texto a través de los Servicios, es posible que se apliquen tarifas de datos y mensajes. Todos y cada uno de estos cargos, tarifas o costos son de su exclusiva responsabilidad. Debe consultar con su proveedor de servicios inalámbricos para determinar qué tarifas, cargos, tarifas o costos pueden aplicarse a su uso de los Servicios.

¿Existen restricciones en la forma en que puedo usar los Servicios?

Usted declara, garantiza y acepta que no proporcionará ni contribuirá nada, incluido ningún Contenido (como se define ese término a continuación), a los Servicios, ni utilizará o interactuará con los Servicios, de manera que:

1. infrinja o viola los derechos de propiedad intelectual o cualquier otro derecho de cualquier otra persona (incluido Incode);
2. viola cualquier ley o regulación, incluyendo, sin limitación, cualquier ley de control de exportación aplicable, leyes de privacidad o cualquier otro propósito que Incode no pretenda razonablemente;
3. sea peligroso, dañino, fraudulento, engañoso, amenazante, acosador, difamatorio, obsceno u objetable de otro modo;
4. pone en peligro la seguridad de su ID de usuario, cuenta o de cualquier otra persona de Incode (como permitir que otra persona inicie sesión en los Servicios como usted);
5. intenta, de cualquier manera, obtener la contraseña, la cuenta u otra información de seguridad de cualquier otro usuario;
6. viola la seguridad de cualquier red informática, o descifra cualquier contraseña o código de cifrado de seguridad;
7. ejecuta Maillist, Listserv, cualquier forma de respuesta automática o “spam” en los Servicios, o cualquier proceso que se ejecute o se active mientras no está conectado a los Servicios, o que interfiera de otra manera con el correcto funcionamiento de los Servicios (incluso colocando una carga irrazonable en la infraestructura de los Servicios);
8. “rastrear”, “raspa” o “araña” cualquier página, datos o parte de o relacionados con los Servicios o Contenido (mediante el uso de medios manuales o automatizados);
9. copia o almacena cualquier porción significativa del Contenido; o
10. decompila, ingeniería inversa o intentos de obtener el código fuente o ideas subyacentes o información de los Servicios o relacionados con ellos.

Una violación de cualquiera de los anteriores es motivo para la terminación de su derecho a usar o acceder a los Servicios.

¿Cuáles son mis derechos en los Servicios?

Los materiales mostrados o realizados o disponibles en o a través de los Servicios, incluidos, entre otros, texto, gráficos, datos, artículos, fotos, imágenes, ilustraciones, etc. (todo lo anterior, el “Contenido”) están protegidos por derechos de autor y/u otras leyes de propiedad intelectual. Usted promete cumplir con todos los avisos de derechos de autor, reglas de marcas comerciales, información y restricciones contenidas en cualquier Contenido al que acceda a través de los Servicios, y no usará, copiará, reproducirá, modificará, traducirá, publicará, transmitirá, distribuirá, realizará, cargue, exhiba, licenciará, venderá, comercializará o explotará de otra manera cualquier Contenido que no sea de su propiedad, (i) sin el consentimiento previo del propietario de ese Contenido o (ii) de una manera que viola los derechos de otra persona (incluyendo los de Incode).

Sujeto a estos Términos, otorgamos a cada usuario de los Servicios una licencia mundial, no exclusiva, no sublicenciable e intransferible para usar (es decir, para descargar y mostrar localmente) Contenido únicamente con fines de uso de los Servicios. El uso, reproducción, modificación, distribución o almacenamiento de cualquier Contenido para cualquier propósito que no sea el uso de los Servicios está expresamente prohibido sin nuestro permiso previo por escrito. Entiende que Incode es el propietario de los Servicios. No modificarás, publicarás, transmitirás, participarás en la transferencia o venta de, reproducirás (excepto lo expresamente dispuesto en esta Sección), crearás trabajos derivados basados en, ni explotarás de otro modo ninguno de los Servicios. Los Servicios pueden permitirle copiar o descargar cierto Contenido, pero recuerde que incluso cuando existan estas funcionalidades, todas las restricciones en esta sección se aplican.

¿Qué pasa con cualquier cosa que suba a los Servicios?

Envíos de usuarios

Cualquier cosa que publique, cargue, comparta, almacene o proporcione de otra manera a través de los Servicios es su “Envío de usuario”. Usted es el único responsable de todos los Envíos de Usuario que contribuya a los Servicios. Usted declara que todos los Envíos de Usuario enviados por usted son precisos, completos, actualizados y que cumplen con todas las leyes, reglas y regulaciones aplicables.

Licencias

Con el fin de mostrar sus Envíos de Usuario en los Servicios y compartirlos con terceros en su nombre, usted nos otorga ciertos derechos sobre dichos Envíos de Usuario (consulte a continuación para obtener más información). Tenga en cuenta que todas las siguientes licencias están sujetas a nuestra Política de privacidad en la medida en que se relacionen con Envíos de usuario que también son su información de identificación personal.

Para todos los Envíos de Usuario, usted otorga a Incode una licencia para traducir, modificar (con fines técnicos, por ejemplo, asegurarse de que su contenido sea visible tanto en un dispositivo móvil como en una computadora) y reproducir y actuar de otro modo con respecto a dichos Envíos de Usuario, en cada caso para permitirnos operar los Servicios, como se describe con más detalle a continuación. Esta es solo una licencia; su propiedad en Envíos de usuario no se ve afectada.

Si almacena un Envío de Usuario en su propia cuenta personal de Incode, de una manera que no es visible por ningún otro usuario excepto usted (un “Envío Personal de Usuario”), otorga a Incode la licencia anterior, así como una licencia para mostrar, realizar y distribuir su Envío de Usuario Personal con el único propósito de hacer que ese Envío de Usuario Personal sea accesible para usted y proporcionar los Servicios necesarios para hacerlo.

Si solicita que compartamos un Envío de Usuario con ciertos terceros especificados (un “Envío de usuario compartido”), entonces otorga a Incode las licencias anteriores, así como una licencia para mostrar, realizar y distribuir su Envío de Usuario Compartido con el único propósito de hacer que ese Envío de Usuario Compartido sea accesible para dichos terceros especificados y proporcionar los Servicios necesarios para hacerlo. Además, otorga a dichos terceros especificados una licencia para acceder a ese Envío de Usuario Compartido, y para usar y ejercer todos los derechos en él, según lo permita la funcionalidad de los Servicios.

Usted acepta que las licencias que otorga son libres de regalías, perpetuas, sublicenciables, irrevocables y en todo el mundo, siempre que cuando elimine su cuenta de Incode, dejaremos de mostrar sus Envíos de Usuario a otros usuarios (si corresponde), pero entiende y acepta que es posible que no sea posible eliminar completamente ese contenido de los registros de Incode, y que sus Envíos de Usuario pueden permanecer visibles en otro lugar en la medida en que hayan sido copiados o almacenados por terceros especificados.

Finalmente, entiende y acepta que Incode, al realizar los pasos técnicos requeridos para proporcionar los Servicios a nuestros usuarios (incluido usted), puede necesitar realizar cambios en sus Envíos de Usuario para cumplir y adaptar esos Envíos de Usuario a los requisitos técnicos de redes de conexión, dispositivos, servicios o medios, y las licencias anteriores incluyen los derechos para hacerlo.

¿Quién es responsable de lo que veo y hago en los Servicios?

Usted es responsable de todo el Contenido que contribuya, de cualquier manera, a los Servicios, y representa y garantiza que tiene todos los derechos necesarios para hacerlo, de la manera en que lo contribuye.

Los Servicios pueden contener enlaces o conexiones a sitios web o servicios de terceros que no son propiedad ni están controlados por Incode. Cuando accede a sitios web de terceros o utiliza servicios de terceros, acepta que existen riesgos al hacerlo, y que Incode no es responsable de dichos riesgos.

Incode no tiene control sobre, y no asume ninguna responsabilidad por, el contenido, la precisión, las políticas de privacidad o las prácticas u opiniones expresadas en cualquier sitio web de terceros o por cualquier tercero con el que interactúe a través de los Servicios. Además, Incode no supervisará, verificará, censurará o editará el contenido de ningún sitio o servicio de terceros. Le recomendamos que esté atento cuando abandone los Servicios y que lea los términos y condiciones y la política de privacidad de cada sitio web o servicio de terceros que visite o utilice. Al utilizar los Servicios, nos exime y nos exime de cualquier responsabilidad que surja de su uso de cualquier sitio web o servicio de terceros.

Sus interacciones con organizaciones y/o personas que se encuentren en o a través de los Servicios, incluido el pago y la entrega de bienes o servicios, y cualquier otro término, condición, garantía o representación asociada con dichos tratos, son únicamente entre usted y dichas organizaciones y/o individuos. Debe realizar cualquier investigación que considere necesaria o apropiada antes de continuar con cualquier transacción en línea o fuera de línea con cualquiera de estos terceros. Usted acepta que Incode no será responsable de ninguna pérdida o daño de cualquier tipo incurrido como resultado de tales transacciones.

Si hay una disputa entre los participantes en este sitio o Servicios, o entre los usuarios y cualquier tercero, usted acepta que Incode no tiene la obligación de involucrarse. En el caso de que tenga una disputa con uno o más usuarios, libera a Incode, sus directores, funcionarios, empleados, agentes y sucesores de reclamaciones, demandas y daños de todo tipo o naturaleza, conocidos o desconocidos, sospechosos o insospechados, divulgados o no revelados, que surjan de o estén relacionados de alguna manera con dichas disputas y/o nuestros Servicios. Renuncia y por la presente renuncia a la Sección 1542 del Código Civil de California o a cualquier ley similar de cualquier jurisdicción, que dice en el fondo: “Una liberación general no se extiende a las pretensiones que el acreedor o parte liberadora no sepa o sospeche que existen a su favor en el momento de ejecutar la liberación y que, de conocerlo él o ella, habrían afectado materialmente su acuerdo con el deudor o la parte liberada”.

¿Incode alguna vez cambiará los Servicios?

Siempre estamos tratando de mejorar nuestros Servicios, por lo que pueden cambiar con el tiempo. Podemos suspender o descontinuar cualquier parte de los Servicios, o podemos introducir nuevas características o imponer límites a ciertas características o restringir el acceso a partes o todos los Servicios. Trataremos de avisarte cuando hagamos un cambio material en los Servicios que pueda afectarte negativamente, pero esto no siempre es práctico. Nos reservamos el derecho de eliminar cualquier Contenido de los Servicios en cualquier momento, por cualquier motivo (incluyendo, pero no limitado a, si alguien alega que usted contribuyó con ese Contenido en violación de estos Términos), a nuestra entera discreción y sin previo aviso.

¿Qué sucede si quiero dejar de usar los Servicios?

Puede hacerlo en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros en legalcompliance@incode.com; consulte nuestra Política de privacidad, así como las licencias anteriores, para comprender cómo tratamos la información que nos proporciona después de que haya dejado de usar nuestros Servicios.

Incode también es libre de cancelar (o suspender el acceso a) su uso de los Servicios o su cuenta por cualquier motivo a nuestra discreción, incluido su incumplimiento de estos Términos. Incode tiene el derecho exclusivo de decidir si está violando alguna de las restricciones establecidas en estos Términos.

La terminación de la cuenta puede resultar en la destrucción de cualquier Contenido asociado con su cuenta, así que tenlo en cuenta antes de decidir cancelar su cuenta.

Si eliminaste tu cuenta por error, ponte en contacto con nosotros inmediatamente en legalcompliance@incode.com — trataremos de ayudarte, pero desafortunadamente, no podemos prometer que podamos recuperar o restaurar nada.

Las disposiciones que, por su naturaleza, deberían sobrevivir a la terminación de estos Términos, sobrevivirán a la terminación. A modo de ejemplo, todo lo siguiente sobrevivirá a la rescisión: cualquier obligación que tenga de pagarnos o indemnizarnos, cualquier limitación de nuestra responsabilidad, cualquier término relacionado con la propiedad o los derechos de propiedad intelectual, y términos relacionados con disputas entre nosotros, incluido, sin limitación, el acuerdo de arbitraje.

¿Qué pasa con las aplicaciones móviles?

Usted reconoce y acepta que la disponibilidad de nuestra aplicación móvil depende de las tiendas de terceros desde las que descarga la aplicación, por ejemplo, la App Store de Apple o el mercado de aplicaciones para Android de Google (cada una “App Store”). Cada App Store puede tener sus propios términos y condiciones que debe aceptar antes de descargar aplicaciones móviles de dicha tienda, incluidos los términos específicos relacionados con Apple App Store que se establecen a continuación. Usted acepta cumplir y su licencia para usar nuestra aplicación está condicionada al cumplimiento de dichos términos y condiciones de la App Store. En la medida en que dichos otros términos y condiciones de dicha App Store sean menos restrictivos o entren en conflicto con los términos y condiciones de estos Términos de uso, se aplicarán los términos y condiciones más restrictivos o conflictivos de estos Términos de uso.

¿Qué más necesito saber?

Descargo de responsabilidad de garantía. Incode y sus licenciantes, proveedores, socios, matriz, subsidiarias o entidades afiliadas, y cada uno de sus respectivos funcionarios, directores, miembros, empleados, consultores, empleados contractuales, representantes y agentes, y cada uno de sus respectivos sucesores y cedentes (Incode y todas las partes en conjunto, las “Partes de Incode”) no hacen declaraciones ni garantías con respecto a los Servicios, incluyendo, sin limitación, con respecto a cualquier Contenido contenido en o al que se acceda a través de los Servicios, e Incode Las partes no serán responsables de la exactitud , el cumplimiento de los derechos de autor, la legalidad o la decencia del material contenido en o al que se accede a través de los Servicios o cualquier reclamación, acción, procedimiento de demandas, costos, gastos, daños o responsabilidades que surjan del uso de, o de cualquier manera relacionada con su participación en, los Servicios. Las Partes de Incode no hacen declaraciones ni garantías con respecto a sugerencias o recomendaciones de servicios o productos ofrecidos o adquiridos a través o en relación con los Servicios. LOS SERVICIOS Y EL CONTENIDO SON PROPORCIONADOS POR INCODE (Y SUS LICENCIANTES Y PROVEEDORES) “TAL CUAL”, SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO, YA SEAN EXPRESAS O IMPLÍCITAS, INCLUYENDO, SIN LIMITACIÓN, GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR, NO INFRACCIÓN, O QUE EL USO DE LOS SERVICIOS SERÁ ININTERRUMPIDO O LIBRE DE ERRORES. ALGUNOS ESTADOS NO PERMITEN LIMITACIONES SOBRE LA DURACIÓN DE UNA GARANTÍA IMPLÍCITA, POR LO QUE ES POSIBLE QUE LAS LIMITACIONES ANTERIORES NO SE APLIQUEN A USTED.

Limitación de responsabilidad. EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY APLICABLE, BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA Y BAJO NINGUNA TEORÍA LEGAL (INCLUYENDO, SIN LIMITACIÓN, AGRAVIO, CONTRATO, RESPONSABILIDAD OBJETIVA U OTRA), CUALQUIERA DE LAS PARTES INCODE SERÁ RESPONSABLE ANTE USTED O ANTE CUALQUIER OTRA PERSONA POR (A) CUALQUIER DAÑO INDIRECTO, ESPECIAL, INCIDENTAL, PUNITIVO O CONSECUENTE DE CUALQUIER TIPO, INCLUIDOS DAÑOS POR PÉRDIDA DE BENEFICIOS, INTERRUPCIÓN DEL NEGOCIO, PÉRDIDA DE DATOS, PÉRDIDA DE BUENA VOLUNTAD, INTERRUPCIÓN DEL TRABAJO, EXACTITUD DE LOS RESULTADOS, FALLA O MAL FUNCIONAMIENTO DE LA COMPUTADORA, (B) CUALQUIER PRODUCTO, SERVICIO O TECNOLOGÍA SUSTITUTIVOS, (C) CUALQUIER CANTIDAD, EN SU CONJUNTO, EN EXCESO DEL MAYOR DE (I) CIEN ($100) DÓLARES O (II) LAS CANTIDADES PAGADAS Y/O PAGADERAS POR USTED A INCODIFICAR EN RELACIÓN CON LOS SERVICIOS EN EL PERÍODO DE DOCE (12) MESES ANTERIOR A ESTA RECLAMACIÓN APLICABLE O (D) CUALQUIER ASUNTO FUERA DE NUESTRO CONTROL RAZONABLE. ALGUNOS ESTADOS NO PERMITEN LA EXCLUSIÓN O LIMITACIÓN DE DAÑOS INCIDENTALES O CONSECUENTES O CIERTOS OTROS DAÑOS, POR LO QUE LA LIMITACIÓN Y EXCLUSIONES ANTERIORES PUEDEN NO APLICARSE EN SU CASO.

Indemnización. Usted acepta indemnizar y mantener indemne a las Partes de Incode de y contra todas y cada una de las reclamaciones, responsabilidades, daños (reales y consecuentes), pérdidas y gastos (incluidos los honorarios de abogados) que surjan de o de cualquier manera relacionados con cualquier reclamo relacionado con (a) su uso de los Servicios (incluidas las acciones tomadas por un tercero usando su cuenta), y (b) su violación de estos Términos. En el caso de tal reclamo, demanda o acción (“Reclamación”), intentaremos notificar la Reclamación a la información de contacto que tenemos para su cuenta (siempre que el hecho de no entregar dicho aviso no elimine ni reduzca sus obligaciones de indemnización en virtud del presente documento).

Asignación. No puede ceder, delegar o transferir estos Términos o sus derechos u obligaciones en virtud del presente, o su cuenta de Servicios, de ninguna manera (por ley o de otro modo) sin el consentimiento previo por escrito de Incode. Podemos transferir, ceder o delegar estos Términos y nuestros derechos y obligaciones sin consentimiento.

Elección de Derecho. Estos Términos se rigen y se interpretarán en virtud de la Ley Federal de Arbitraje, la ley federal aplicable y las leyes del Estado de Delaware, sin tener en cuenta los conflictos de leyes disposiciones de la misma.

Acuerdo de Arbitraje. Por favor, lea atentamente el siguiente ACUERDO DE ARBITRAJE porque requiere que arbitre ciertas disputas y reclamos con Incode y limita la manera en que puede buscar alivio de Incode. Tanto usted como Incode reconocen y aceptan que, a los efectos de cualquier disputa que surja de o esté relacionada con el objeto de estos Términos, los funcionarios, directores, empleados y contratistas independientes de Incode (“Personal”) son terceros beneficiarios de estos Términos, y que al aceptar estos Términos, el Personal tendrá el derecho (y se considerará que ha aceptado el derecho) de hacer cumplir estos Términos en su contra como el tercero beneficiario de los mismos.

1. Reglas de Arbitraje; Aplicabilidad del Acuerdo de Arbitraje. Las partes harán todo lo posible para resolver cualquier disputa, reclamo, pregunta o desacuerdo que surja de o esté relacionado con el objeto de estos Términos directamente a través de negociaciones de buena fe, lo que será una condición previa para que cualquiera de las partes inicie el arbitraje. Si tales negociaciones no resuelven la controversia, ésta se resolverá finalmente mediante arbitraje vinculante en la ciudad de Nueva York, Nueva York. El arbitraje se llevará a cabo en el idioma inglés, de conformidad con las Reglas y Procedimientos de Arbitraje Racionalizado JAMS (las “Reglas”) entonces vigentes, por un árbitro comercial con experiencia sustancial en la resolución de controversias sobre propiedad intelectual y contratos comerciales. El árbitro será seleccionado de la lista apropiada de árbitros de JAMS de acuerdo con dichas Reglas. El fallo sobre el laudo dictado por dicho árbitro podrá ser dictado en cualquier tribunal de jurisdicción competente.
2. Costos del Arbitraje. El Reglamento regirá el pago de todas las tasas de arbitraje. Incode pagará todos los honorarios de arbitraje por reclamos menores a setenta y cinco mil ($75,000) dólares. Incode no buscará los honorarios y costos de sus abogados en el arbitraje a menos que el árbitro determine que su reclamo es frívolo.
3. Tribunal de Reclamaciones Pequeñas; Infracción. Usted o Incode pueden hacer valer reclamos, si califican, en un tribunal de reclamos menores en la ciudad de Nueva York, Nueva York o cualquier condado de los Estados Unidos donde viva o trabaje. Además, sin perjuicio de la obligación anterior de arbitrar controversias, cada parte tendrá derecho a buscar medidas cautelares u otras medidas equitativas en cualquier momento, de cualquier tribunal de jurisdicción competente, para prevenir la infracción, apropiación indebida o violación real o amenazada de los derechos de autor, marcas comerciales, secretos comerciales, patentes u otros derechos de propiedad intelectual de una parte.
4. Renuncia al Juicio con Jurado. USTED E INCODE RENUNCIAN A CUALQUIER DERECHO CONSTITUCIONAL Y ESTATUTARIO PARA ACUDIR A LOS TRIBUNALES Y TENER UN JUICIO FRENTE A UN JUEZ O JURADO. En su lugar, usted e Incode están optando por que las reclamaciones y disputas se resuelvan mediante arbitraje. Los procedimientos de arbitraje suelen ser más limitados, más eficientes y menos costosos que las reglas aplicables en los tribunales y están sujetos a una revisión muy limitada por parte de un tribunal. En cualquier litigio entre usted e Incode sobre si anular o hacer cumplir un laudo arbitral, USTED E INCODE RENUNCIAN A TODOS LOS DERECHOS A UN JUICIO CON JURADO, y eligen en su lugar que la disputa sea resuelta por un juez.
5. Renuncia a acciones colectivas o consolidadas. TODAS LAS RECLAMACIONES Y DISPUTAS DENTRO DEL ALCANCE DE ESTE ACUERDO DE ARBITRAJE DEBEN SER ARBITRADAS O LITIGADAS DE MANERA INDIVIDUAL Y NO DE FORMA COLECTIVA. LAS RECLAMACIONES DE MÁS DE UN CLIENTE O USUARIO NO PUEDEN SER ARBITRADAS O LITIGADAS CONJUNTAMENTE O CONSOLIDADAS CON LAS DE CUALQUIER OTRO CLIENTE O USUARIO. Sin embargo, si esta renuncia a acciones colectivas o consolidadas se considera inválida o inaplicable, ni usted ni Incode tienen derecho a arbitraje; en su lugar, todas las reclamaciones y disputas se resolverán en un tribunal como se establece en (g) a continuación.
6. Exclusión. Tiene derecho a excluirse de lo dispuesto en esta Sección enviando un aviso escrito de su decisión de optar por no participar a la siguiente dirección: Arquímedes 212 Piso 5, Col. Polanco IV Sección, Miguel Hidalgo, CP 11550, Ciudad de México, México postal dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación por primera vez de estos Términos. Debe incluir (i) su nombre y dirección de residencia, (ii) la dirección de correo electrónico y/o número de teléfono asociados con su cuenta, y (iii) una declaración clara de que desea optar por no participar en el acuerdo de arbitraje de estos Términos.
7. Lugar exclusivo. Si envía el aviso de exclusión en (f), y/o en cualquier circunstancia en la que el acuerdo de arbitraje anterior le permita a usted o a Incode litigar cualquier disputa que surja de o esté relacionada con el objeto de estos Términos en un tribunal, entonces el acuerdo de arbitraje anterior no se aplicará a ninguna de las partes, y tanto usted como Incode acuerdan que cualquier procedimiento judicial (que no sean acciones de reclamos menores) se llevará a cabo en los tribunales estatales o federales ubicados en, respectivamente, la ciudad de Nueva York, Nueva York, o el distrito federal en el que cae ese condado.
8. Divisibilidad. Si se considera que la prohibición contra acciones colectivas y otras reclamaciones presentadas en nombre de terceros contenida anteriormente no es ejecutable, entonces todo el lenguaje anterior en esta sección del Acuerdo de Arbitraje será nulo y sin efecto. Este acuerdo de arbitraje sobrevivirá a la terminación de su relación con Incode.

Miscelánea. Usted será responsable de pagar, retener, presentar y reportar todos los impuestos, aranceles y otras evaluaciones gubernamentales asociadas con su actividad en relación con los Servicios, siempre que Incode pueda, a su entera discreción, hacer cualquiera de las acciones anteriores en su nombre o por sí mismo según lo considere conveniente. El hecho de que usted o nosotros no ejerzamos, de alguna manera, cualquier derecho aquí expuesto no se considerará una renuncia a ningún otro derecho en virtud del presente documento. Si se determina que alguna disposición de estos Términos es inaplicable o inválida, dicha disposición se limitará o eliminará, en la medida mínima necesaria, de modo que estos Términos permanecerán en pleno vigor y efecto y exigibles. Usted e Incode acuerdan que estos Términos son la declaración completa y exclusiva del entendimiento mutuo entre usted e Incode, y que estos Términos reemplazan y cancelan todos los acuerdos escritos y orales anteriores, comunicaciones y otros entendimientos relacionados con el tema de estos Términos. Por la presente, reconoce y acepta que no es un empleado, agente, socio o empresa conjunta de Incode, y que no tiene ninguna autoridad de ningún tipo para obligar a Incode en ningún aspecto.

Salvo lo expresamente establecido en las secciones anteriores con respecto al acuerdo de arbitraje, usted e Incode acuerdan que no hay terceros beneficiarios previstos en estos Términos.

También procesaremos datos personales, incluidos datos biométricos, utilizando sistemas de Inteligencia Artificial (“IA”). Cuando lo hagamos, observaremos los siguientes principios:

• Nos aseguraremos de que pueda obtener de Incode, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre cómo sus datos personales son procesados por los sistemas de IA.
• Para mantener el principio de seguridad en el desarrollo y despliegue de soluciones de IA, implementaremos medidas técnicas, humanas, administrativas, físicas y contractuales razonables y apropiadas diseñadas para evitar el acceso no autorizado a los datos personales, así como su mal uso, alteración, pérdida, destrucción o divulgación a partes no autorizadas.

Tenga en cuenta también que, como titular de sus datos personales, tiene derecho a: (i) conocer, acceder y revisar la información que tenemos sobre usted en relación con los Servicios; (ii) solicitar que sus datos sean actualizados, corregidos o complementados si son inexactos, incompletos u obsoletos; y (iii) solicitar la eliminación de sus datos si cree que no se están procesando de acuerdo con la ley aplicable, o si ya no es necesario para la finalidad para la que fue recolectada, a menos que estemos obligados por ley o contrato a retenerlo. Puede ejercer estos derechos poniéndose en contacto con nosotros en: dataprotection@incode.com.

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Política de Privacidad, Uso y Divulgación (HIPAA)

Incode Technologies, Inc.

Antecedentes

La Ley de Portabilidad y Rendición de Cuentas del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA), modificada por la Ley de Tecnología de la Información Sanitaria para la Salud Económica y Clínica (HITECH) y su reglamento de implementación, establece restricciones al uso y divulgación de información médica protegida (PHI).

Propósito

Esta política especifica las responsabilidades, requisitos y procedimientos para la salvaguardia, uso y divulgación de la información protegida de salud (PHI) transmitida o mantenida en cualquier forma o medio (electrónico o de otro tipo) por Incode y sus miembros.

Definiciones

Asociado de Negocios. Una entidad, no miembro de la fuerza laboral de la Entidad Cubierta, que:

• Realiza o asiste en la realización de una función o actividad regulada por HIPAA, en nombre de una entidad cubierta, que implique la creación, recepción, mantenimiento o transmisión (es decir, uso y divulgación) de la PHI (incluyendo procesamiento o administración de reclamos, análisis, procesamiento o administración de datos, revisión de utilización, garantía de calidad, actividades de seguridad del paciente enumeradas en 42 CFR 3.20, facturación, administración de beneficios, administración de prácticas y reajuste de precios); o
• Brinda servicios legales, contables, actuariales, de consultoría, agregación de datos, administración, acreditación o financieros, donde el desempeño de dichos servicios implica dar acceso al proveedor de servicios a la PHI;
• Los Asociados de Negocios incluyen:
• Una organización de información sobre la salud;
• Una puerta de enlace de prescripción electrónica;
• Cualquier entidad que proporcione servicios de transmisión de datos con respecto a la PHI a una entidad cubierta y que requiera acceso rutinario a la PHI;
• Entidad que mantiene PHI para una entidad cubierta, independientemente de que la entidad realmente revise o no la PHI.

Información no identificada. Información de salud que no identifica a un individuo y con respecto a la cual no existe una base razonable para creer que la información puede ser utilizada para identificar a un individuo. Hay dos maneras en que una entidad cubierta puede determinar que la información no se identifica:

• Análisis estadístico profesional
• Eliminación de 18 identificadores específicos.

Conjunto de registros designado. Un grupo de registros mantenidos por o para una empresa que incluye:

• Registro de inscripción, pago y adjudicación de reclamaciones de una persona mantenida por o para el Plan; o
• Otra información protegida de salud utilizada, en su totalidad o en parte, por o para el Plan para tomar decisiones de cobertura sobre un individuo.

Divulgación. Para la información que es PHI, la divulgación significa cualquier liberación, transferencia, provisión de acceso o divulgación de cualquier otra manera de información de salud identificable individualmente a personas no empleadas o que trabajan dentro del departamento de recursos humanos de la ubicación del empleador.

Operaciones de atención médica. Por operaciones de atención médica se entiende cualquiera de las siguientes actividades en la medida en que estén relacionadas con la administración del Plan:

• llevar a cabo actividades de evaluación y mejora de la calidad;
• revisar el desempeño de los planes de salud;
• suscripción y calificación premium;
• llevar a cabo u organizar funciones de revisión médica, servicios jurídicos y auditoría;
• planificación y desarrollo de negocios;
• gestión empresarial y actividades administrativas generales;
• para des-identificar la información de acuerdo con las Reglas HIPAA según sea necesario para realizar los servicios requeridos.

Pago. El pago incluye las actividades emprendidas para obtener contribuciones del Plan o para determinar o cumplir con la responsabilidad del Plan para la provisión de beneficios bajo el Plan, o para obtener o proporcionar reembolso por la atención médica. El pago también incluye:

• determinaciones de elegibilidad y cobertura, incluida la coordinación de beneficios y la adjudicación o subrogación de las solicitudes de beneficios de salud;
• ajuste del riesgo basado en el estado de los inscritos y las características demográficas; y
• facturación, gestión de siniestros, actividades de cobranza, obtención de pagos en virtud de un contrato de reaseguro (incluido el seguro stop-loss y el seguro de pérdidas excesivas) y el procesamiento de datos relacionados con la atención médica.

Uso. El intercambio, empleo, solicitud, utilización, examen o análisis de información de salud identificable individualmente por cualquier persona que trabaje para o dentro del departamento de recursos humanos del Empleador, o por un Asociado de Negocios (definido a continuación) del Plan.

Alcance

Incode es una entidad comercial que se considera un ASOCIADO COMERCIAL con respecto a la información protegida de salud (PHI), según lo dispuesto por los estándares, requisitos y especificaciones de implementación de la Regla de Privacidad HIPAA. Por lo tanto, esta política se aplica a Incode y a todos los miembros de su fuerza laboral con acceso a PHI. Adicionalmente, todos los terceros, subcontratistas o vendedores que presten servicios a Incode que impliquen la creación, recepción, mantenimiento o transmisión de información privada de salud en nombre del Empleador para cumplir con sus obligaciones contractuales, deben cumplir plenamente con los requisitos de HIPAA.

Roles y Responsabilidades

Las designaciones del personal de privacidad se documentarán y se mantendrán en forma escrita o electrónica durante seis años a partir del momento de la designación.

El Oficial de Privacidad de Datos de Incode fungirá como Oficial de Privacidad, quien será responsable de:

• Desarrollo e implementación de políticas y procedimientos de privacidad
• Desarrollo de un programa de gestión de quejas
• Nombrar personal que actuará como personas de contacto para responder a preguntas, inquietudes o quejas sobre la privacidad y protección de la PHI individual
• Asegurar el cumplimiento de la Regla de Privacidad HIPAA con respecto a Asociados de Negocios, Acuerdos de Asociados de Negocios (BAA)
• Monitoreo del cumplimiento de todos los Asociados de Negocios con la Regla de Privacidad de HIPAA y esta política
• Desarrollo de programas y programas de capacitación sobre privacidad

Además, el Oficial de Privacidad:

• Es responsable de revisar BaaS,
• Es responsable de administrar la relación que tiene con Entidades Cubiertas o Asociados de Negocios,
• Es responsable de garantizar que se hayan implementado todas las salvaguardias técnicas necesarias para proteger la PHI,
• Es responsable de desarrollar, actualizar, mantener y revisar esta política.

Persona de contacto/ oficina de registro: dataprotection@incode.com

Documentación

Esta política y los procedimientos asociados están diseñados para asegurar el cumplimiento conforme se aplica a Incode, su tamaño y el tipo de actividades que realiza. Según está documentado, esta política se mantendrá durante al menos seis años a partir de la última fecha en vigencia. Cualquier cambio necesario o apropiado a esta política será:

• De conformidad con las normas establecidas en la Regla de Privacidad de la HIPAA;
• Cumplir con los cambios en la ley, normas, requerimientos y especificaciones de implementación (incluyendo cambios y modificaciones en la normatividad);
• Implementado y documentado con prontitud;
• Reflejado en el aviso de prácticas de privacidad; y
• Comunicado, si se requiere, por escrito o electrónicamente, y documentado.

El Plan documentará ciertos eventos y acciones (incluyendo autorizaciones, solicitudes de información, sanciones y quejas) relacionados con los derechos de privacidad de una persona.

Póliza general (para entidades cubiertas — § 164.530)

Formación

Incode garantizará que todo el personal esté capacitado sobre las políticas y procedimientos de privacidad de la compañía, y la Regla de Privacidad HIPAA según corresponda, anualmente. La capacitación se revisará y actualizará según sea necesario, pero anualmente como mínimo.

Salvaguardias Administrativas, Técnicas y Físicas y Firewall

Incode cuenta con las protecciones administrativas, técnicas y físicas adecuadas para evitar que la PHI se use o divulgue intencionalmente o involuntariamente en violación de los requisitos de HIPAA (consulte las políticas y procedimientos de seguridad de la información de la compañía, y los controles establecidos).

• Las salvaguardias administrativas incluyen la implementación de procedimientos para el uso y la divulgación de la PHI, como se describe en esta política.
• Las salvaguardias técnicas incluyen limitar el acceso a la información mediante la creación de firewalls informáticos, lo que garantizará que solo haya acceso autorizado a la PHI en el nivel mínimo necesario para las funciones administrativas
• Las protecciones físicas incluyen puertas con cierre o archivadores

Aviso de Privacidad

El aviso de privacidad de Incode incluirá:

• Usos y divulgaciones de la PHI que puede hacer el Incode;
• Derechos del individuo bajo las reglas de privacidad de HIPAA;
• Deberes legales de Incode con respecto a la PHI
• Notificación del acceso a la PHI en relación con las funciones administrativas;
• Procedimientos de denuncia; y,
• Otra información según lo exijan las reglas de privacidad de HIPAA.

Incode entregará o pondrá a disposición el aviso de privacidad a las personas apropiadas:

• A petición
• Dentro de los 60 días posteriores a un cambio material en el aviso
• Al menos una vez cada tres años en cumplimiento de la Regla de Privacidad de HIPAA.

Sanciones

La violación de esta política o de la Regla de Privacidad de HIPAA se cumplirá con sanciones de acuerdo con la política disciplinaria de Incode, hasta la terminación (Ver Política de Seguridad de la Información).

Mitigación de divulgaciones de PHI involuntarias

Incode, en la medida de lo posible, mitigará cualquier efecto dañino que tenga conocimiento de un uso o divulgación de la PHI de un individuo en violación de la HIPAA o las políticas y procedimientos establecidos en esta Política. Como resultado, el personal se comunicará inmediatamente con el Oficial de Privacidad para conocer las medidas apropiadas para mitigar el daño a las personas afectadas, si el miembro toma conocimiento de:

• Una divulgación de PHI, ya sea por parte de un empleado o un asociado comercial
• Un empleado o asociado comercial que no cumple con esta política o HIPAA

No hay actos de intimidación o represalia

Ningún miembro de Incode puede intimidar, amenazar, coaccionar, discriminar o tomar otras medidas de represalia contra ninguna persona por ejercer sus derechos, presentar una queja, participar en una investigación u oponerse a cualquier práctica indebida bajo HIPAA.

Sin renuncia a la privacidad de HIPAA

Ninguna persona será requerida por Incode o cualquiera de sus miembros a renunciar a sus derechos de privacidad bajo HIPAA, como condición de tratamiento, pago, inscripción o elegibilidad bajo un plan de salud.

Política y Procedimientos para el Uso y Divulgación de la PHI

Cumplimiento de normas

Todos los miembros de Incode con acceso a PHI deben cumplir con esta Política y los procedimientos incluidos.

El acceso a PHI está limitado a ciertos empleados

Los siguientes empleados (“empleados con acceso”) tienen acceso a PHI:

• Cualquier empleado que realice funciones directamente en nombre de Incode,
• Cualquier otro empleado que tenga acceso a PHI en nombre del Empleador para su uso en “funciones administrativas del plan”.

Los empleados con acceso pueden usar y divulgar PHI para funciones administrativas de la empresa, y pueden divulgar PHI a otros empleados con acceso para funciones administrativas (pero la PHI divulgada debe limitarse a la cantidad mínima necesaria para realizar la función administrativa del plan). Los empleados con acceso no pueden divulgar PHI a los empleados (que no sean empleados con acceso) a menos que exista una autorización o que la divulgación de otra manera cumpla con esta Política y cualquier procedimiento asociado.

Usos permitidos y divulgaciones para fines de administración del plan

• Incode puede divulgar lo siguiente para su uso:
  
  • a) información de salud no identificada;
  • b) Información sobre la inscripción;
  • (c) información resumida de salud con el fin de obtener ofertas de primas para proporcionar cobertura de seguro médico bajo un plan o para modificar, enmendar o terminar el plan; o
  • d) PHI de conformidad con una autorización de la persona cuya PHI se divulgue.

La PHI puede divulgarse a los empleados que tienen acceso a usar y divulgar PHI para realizar funciones en nombre de Incode o para realizar funciones administrativas del plan (“empleados con acceso”):

Usos permitidos y divulgaciones: Pagos y operaciones de atención médica

La PHI puede divulgarse a los efectos de los propios fines de pago de Incode, y la PHI puede divulgarse a otra entidad cubierta para los fines de pago de esa entidad cubierta. Lo mismo significa la divulgación para las operaciones de atención médica. La PHI puede divulgarse a otra entidad cubierta a efectos de la evaluación y mejora de la calidad de la otra entidad cubierta, gestión de casos o programas de detección de fraude y abuso en la atención médica, si la otra entidad cubierta tiene (o ha tenido) una relación con el participante y la PHI solicitada se refiere a esa relación.

• Usos y Divulgaciones para las Actividades de Pago Propio de Incode u Operaciones de Cuidado de la Salud. Un empleado puede usar y divulgar PHI para realizar las propias actividades de pago de Incode u operaciones de atención médica.
  
  • Las divulgaciones deben cumplir con la Norma “Mínimo-Necesaria”. (Bajo ese procedimiento, si la divulgación no es recurrente, la divulgación debe ser aprobada por el Oficial de Privacidad).
  • Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.
• Divulgaciones para las Actividades de Pago de Otra Entidad. Un empleado puede divulgar PHI a otra entidad cubierta o proveedor de atención médica para realizar las actividades de pago de la otra entidad. Estas divulgaciones se harán de acuerdo con los procedimientos desarrollados por el Funcionario de Privacidad.
• Divulgaciones para Ciertas Operaciones de Atención a la Salud de la Entidad Receptora. Un empleado puede divulgar PHI para fines de evaluación y mejora de la calidad de la otra entidad cubierta, administración de casos o programas de detección de fraude y abuso en la atención médica, si la otra entidad cubierta tiene (o tuvo) una relación con el individuo y la PHI solicitada se refiere a esa relación. Dichas divulgaciones se realizan de acuerdo a procedimientos desarrollados por el Funcionario de Privacidad.
  
  • La divulgación debe ser aprobada por el Oficial de Privacidad.
  • Las divulgaciones deben cumplir con la “Norma mínima necesaria”.
  • Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.
• Uso o divulgación con fines de beneficios no relacionados con la salud. A menos que se haya recibido una autorización del individuo (como se discute en “Divulgaciones de conformidad con una autorización”), un empleado no puede usar la PHI de un participante para el pago u operaciones de los beneficios “no sanitarios” del empleador (por ejemplo, discapacidad, compensación del trabajador y seguro de vida). Si un empleado requiere la PHI de un participante para el pago u operaciones de atención médica de beneficios no pertenecientes al Plan, siga los pasos proporcionados por el Oficial de Privacidad.
  
  • Obtener una Autorización. Primero, comuníquese con el Funcionario de Privacidad para determinar si una autorización para este tipo de uso o divulgación está archivada. Si no hay ningún formulario archivado, solicite un formulario apropiado al Oficial de Privacidad. Los empleados no intentarán redactar formularios de autorización. Todas las autorizaciones de uso o divulgación para fines que no sean del Plan deben estar en un formulario proporcionado por (o aprobado por) el Oficial de Privacidad.
  • ¿Preguntas? Cualquier empleado que no esté seguro de si una tarea que se le pide que realice califica como una actividad de pago o una operación de atención médica del Plan debe comunicarse con el Oficial de Privacidad o su representante designado.

No divulgación para propósitos no relacionados con el plan de salud

La PHI no puede usarse ni divulgarse para el pago u operaciones de los beneficios “no sanitarios” del Incode (por ejemplo, discapacidad, compensación laboral, seguro de vida, etc.), a menos que el participante haya proporcionado una autorización para dicho uso o divulgación (como se discute en “Divulgaciones de conformidad con una autorización”) o que dicho uso o divulgación sea requerido por la ley estatal aplicable y se cumplan requisitos particulares bajo HIPAA.

Divulgaciones obligatorias: Individuales y HHS

La PHI de un participante debe divulgarse según lo requiera HIPAA en tres situaciones: (1) La divulgación es a la persona que es el sujeto de la información (consulte la política de “Acceso a la Información Protegida y Solicitud de Enmienda” que sigue); (b) la divulgación es requerida por la ley; o, (c) la divulgación se hace al HHS con el propósito de hacer cumplir la HIPAA.

• Solicitud de Individuo. Al recibir una solicitud de un individuo (o representante de un individuo) para la divulgación de su propia PHI, el empleado debe seguir el procedimiento para “Divulgaciones a personas con derecho a acceder a su propia PHI”.
• Solicitud de HHS. Al recibir una solicitud de un funcionario del HHS para la divulgación de PHI, el empleado debe tomar las gestiones establecidas por el Oficial de Privacidad.
• Seguir los procedimientos para verificar la identidad de un funcionario público establecidos en “Verificación de Identidad de Quienes Solicitan Información Protegida de Salud”.
• Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.

Divulgaciones permisivas: propósitos legales y de política pública

Un empleado que reciba una solicitud de divulgación de la PHI de una persona que parece estar dentro de una de las categorías descritas a continuación bajo “Divulgaciones legales y de políticas públicas cubiertas” debe comunicarse con el Oficial de Privacidad. Las divulgaciones deberán: (1) ser aprobadas por el Oficial de Privacidad; (2) cumplir con la “Norma Mínimo-Necesaria”; y, (3) documentarse conforme al procedimiento de “Requisitos de Documentación”. Las divulgaciones permitidas incluyen:

• Divulgaciones sobre víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica, si se cumplen las siguientes condiciones:
  
  • El individuo está de acuerdo con la divulgación; o
  • La divulgación está expresamente autorizada por ley o reglamento y la divulgación previene el daño al individuo (u otra víctima) o el individuo está incapacitado e incapaz de ponerse de acuerdo y la información no se utilizará en contra del individuo y es necesaria para una actividad de cumplimiento inminente. En este caso, el individuo debe ser informado prontamente de la divulgación a menos que esto ponga en riesgo al individuo o si informar involucraría a un representante personal que se cree responsable del abuso, negligencia o violencia.
• Para los Procedimientos Judiciales y Administrativos, en respuesta a:
  
  • Una orden de un tribunal o tribunal administrativo (la divulgación debe limitarse a la PHI expresamente autorizada por la orden); y
  • Una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal, no acompañado de una orden judicial o tribunal administrativo, al recibir las garantías de que la persona ha recibido notificación de la solicitud, o que la parte que busca la información ha hecho esfuerzos razonables para recibir una orden de protección calificada.
• A un funcionario de aplicación de la ley para fines de aplicación de la ley, bajo las siguientes condiciones:
  
  • De conformidad con un proceso y según lo requiera la ley, pero solo si la información solicitada es relevante y material, la solicitud es específica y limitada a cantidades razonablemente necesarias, y no es posible utilizar información anónima.
  • La información solicitada es información limitada para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida.
  • Información sobre una presunta víctima de un delito (1) si el individuo acepta la divulgación; o (2) sin el acuerdo del individuo, si la información no va a ser utilizada en contra de la víctima, si la necesidad de información es urgente, y si la divulgación es en el mejor interés del individuo.
  • Información sobre una persona fallecida bajo sospecha de que la muerte del individuo resultó de una conducta delictiva.
  • Información que constituye evidencia de conducta delictiva ocurrida en las instalaciones del Patrón.
• A las Autoridades de Salud Pública Adecuadas para las Actividades de Salud Pública.
• A una Agencia de Supervisión de la Salud para las Actividades de Supervisión de la Salud, según lo autorice la ley.
• A un Forense o Médico Forense Acerca de los difuntos, con el propósito de identificar a una persona fallecida, determinar la causa de muerte u otras obligaciones que autorice la ley.
• Para fines de donación de órganos cadavéricos, ojos o tejidos, a organizaciones de procuración de órganos u otras entidades dedicadas a la adquisición, banca, o trasplante de órganos, ojos o tejidos con el propósito de facilitar el trasplante.
• Para Ciertos Fines de Investigación Limitada, siempre que una junta de privacidad apropiada haya aprobado una renuncia a la autorización requerida por HIPAA.
• Para evitar una amenaza grave a la salud o seguridad, sobre la creencia de buena fe de que el uso o divulgación es necesario para prevenir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una persona o del público.
• Para las Funciones Gubernamentales Especializadas, incluyendo la divulgación de la PHI de un recluso a instituciones correccionales y la divulgación de la PHI de un individuo a un funcionario federal autorizado para la realización de actividades de seguridad nacional.
• Para los Programas de Compensación para Trabajadores, en la medida necesaria para cumplir con las leyes relativas a la compensación de trabajadores u otros programas similares.

Divulgaciones de conformidad con una autorización individual

La PHI puede divulgarse para cualquier propósito si una persona proporciona una autorización que satisface todos los requisitos de HIPAA para una autorización válida. Todos los usos y divulgaciones realizados conforme a una autorización firmada deben ser consistentes con los términos y condiciones de la autorización.

Cualquier divulgación solicitada a un tercero (es decir, no a la persona a la que pertenece la PHI) que no esté dentro de una de las categorías para las que la divulgación está permitida o requerida en esta política puede realizarse de conformidad con una autorización individual. Si se solicita la divulgación en virtud de una autorización, se deben seguir los siguientes procedimientos:

• Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.
• Todos los usos y divulgaciones realizadas conforme a una autorización deben ser consistentes con los términos y condiciones de la autorización.
• Verifique que el formulario de autorización sea válido. Los formularios de autorización válidos son aquellos que:
  
  • estén debidamente firmados y fechados por el particular o su representante;
  • no están vencidos ni revocados [la fecha de vencimiento del formulario de autorización debe ser una fecha específica (como el 1 de julio de 2010) o un período de tiempo específico (por ejemplo, un año a partir de la fecha de la firma), o un evento directamente relevante para el individuo o el propósito del uso o divulgación (por ejemplo, durante la duración de la cobertura del individuo)];
  • Contener una descripción de la información que se utilizará o divulgue;
  • Contener el nombre de la entidad o persona autorizada para usar o divulgar la PHI;
  • Contener el nombre del destinatario del uso o divulgación;
  • Contener una declaración sobre el derecho del individuo a revocar la autorización y los procedimientos para revocar autorizaciones; y
  • Contener una declaración sobre la posibilidad de una posterior revelación de la información.
• Seguir los procedimientos para verificar la identidad del individuo (o representante del individuo) establecidos en “Verificación de Identidad de Quienes Solicitan Información Protegida de Salud”.

Verificación de la identidad de quienes solicitan información médica protegida

Los empleados deben tomar medidas para verificar la identidad de las personas que solicitan acceso a PHI. También deben verificar la autoridad de cualquier persona para tener acceso a la PHI, si no se conoce la identidad o autoridad de dicha persona. A continuación se establecen procedimientos separados para verificar la identidad y la autoridad, dependiendo de si la solicitud es hecha por el individuo, un padre que busca acceder a la PHI de su hijo menor de edad, un representante personal o un funcionario público que busca acceso.

• Solicitud hecha por Individuo. Cuando una persona solicita acceso a su propia PHI, se deben seguir los siguientes pasos:
  
  • Solicitar una forma de identificación al individuo. Los empleados pueden confiar en una licencia de conducir válida, pasaporte u otra identificación con foto emitida por una agencia gubernamental.
  • Verifique que la identificación coincida con la identidad de la persona que solicita acceso a la PHI. Si tiene alguna duda sobre la validez o autenticidad de la identificación proporcionada o la identidad del individuo que solicita el acceso a la PHI, comuníquese con el Oficial de Privacidad.
  • Hacer una copia de la identificación proporcionada por el individuo y archivarla en el conjunto de registros designado por el individuo.
  • Si el individuo solicita PHI por teléfono, solicite su número de Seguro Social.
  • Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.
• Solicitud hecha por el padre que busca PHI del menor de edad. Cuando un padre solicita acceso a la PHI del hijo menor de edad del padre, se deben seguir los siguientes pasos:
  
  • Buscar la verificación de la relación de la persona con el niño. Dicha verificación puede tomar la forma de confirmar la inscripción del niño en el plan del padre como dependiente.
  • Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento “Requisitos de documentación”.
• Solicitud Realizada por Representante Personal. Cuando un representante personal solicita acceso a la PHI de una persona, se deben seguir los siguientes pasos:
  
  • Requerir una copia de un poder notarial válido u otra documentación; los requisitos pueden variar de un estado a otro. Si hay alguna duda sobre la validez de este documento, busque la revisión por parte del Oficial de Privacidad.
  • Hacer una copia de la documentación proporcionada y archivarla con el conjunto de registros designado por la persona.
  • Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.
• Solicitud Realizada por Funcionario Público. Si un funcionario público solicita acceso a la PHI, y si la solicitud es para uno de los fines establecidos anteriormente en “Divulgaciones obligatorias de PHI” o “Divulgaciones permisivas de PHI”, se deben seguir los siguientes pasos para verificar la identidad y autoridad del funcionario:
  
  • Si la solicitud se realiza en persona, solicite la presentación de una credencial de identificación de agencia, otras credenciales oficiales u otra prueba de la condición de gobierno. Hacer una copia de la identificación proporcionada y archivarla con el conjunto de registros designado por el individuo.
  • Si la solicitud es por escrito, verifique que la solicitud esté en el membrete gubernamental correspondiente.
  • Si la solicitud es de una persona que pretende actuar en nombre de un funcionario público, solicite una declaración escrita con membrete gubernamental correspondiente de que la persona está actuando bajo la autoridad del gobierno u otra prueba o documentación de agencia, como un contrato de servicios, memorando de entendimiento u orden de compra, que establezca que la persona actúa en nombre del funcionario público.
  • Solicitar una declaración escrita de la autoridad legal bajo la cual se solicita la información, o, si una declaración escrita resultara impracticable, una declaración oral de dicha autoridad legal. Si la solicitud del individuo se realiza de conformidad con un proceso legal, orden judicial, citación u otro proceso legal emitido por un gran jurado o un tribunal judicial o administrativo, comuníquese con el Departamento Jurídico.
  • Obtener la aprobación para la divulgación del Oficial de Privacidad.
  • Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.
• Solicitudes de Divulgación de PHI de Cónyuges, Familiares y Amigos. La PHI no se divulgará a familiares o amigos de una persona, excepto según lo requiera o permita HIPAA. Por lo general, se requiere una autorización antes de que otra parte, incluyendo cónyuge, familiar o amigo, pueda acceder a la PHI.
  
  • Si un empleado recibe una solicitud de divulgación de la PHI de un individuo de un cónyuge, familiar o amigo personal de un individuo, y el cónyuge, familiar o amigo personal es (1) el padre del individuo y el individuo es un hijo menor de edad; o (2) el representante personal de la persona, entonces siga el procedimiento para “Verificación de la identidad de quienes solicitan información médica protegida”.
  • Una vez verificada la identidad de un padre o representante personal, siga el procedimiento para “Solicitud de acceso del individuo”.
  • Todas las demás solicitudes de cónyuges, familiares y amigos deben ser autorizadas por la persona cuya PHI esté involucrada. Consulte los procedimientos para “Divulgaciones de conformidad con la autorización individual”.

Divulgaciones de PHI a los Asociados de Negocios

Asociado de negocios es una entidad que:

• realiza o asiste en el desempeño de una función o actividad del Plan que implique el uso y la divulgación de información médica protegida (incluyendo procesamiento o administración de reclamaciones, análisis de datos, suscripción, etc.); o
• proporciona servicios legales, contables, actuariales, de consultoría, agregación de datos, administración, acreditación o financieros, donde el desempeño de dichos servicios implica dar acceso al proveedor de servicios a la PHI.

Los Asociados de Negocios incluyen:

• organizaciones de información sobre la salud;
• pasarelas de prescripción electrónica;
• otras entidades que presten servicios de transmisión de datos con respecto a la PHI y requieran acceso rutinario a la PHI;
• entidades que ofrecen un registro médico personal a una o más personas en nombre de una entidad cubierta; o
• entidades que mantienen PHI, independientemente de que las entidades revisen realmente la PHI.

Los empleados pueden divulgar PHI a los asociados comerciales de Incode y permitir que los asociados de negocios creen o reciban PHI en su nombre. Sin embargo, antes de hacerlo, Incode primero obtendrá garantías del socio comercial de que protegerá adecuadamente la información. Todos los usos y divulgaciones por parte de un “asociado comercial” se realizarán de acuerdo con un acuerdo de socio comercial válido. Antes de compartir la PHI con consultores o contratistas externos que cumplan con la definición de “asociado comercial”, los empleados deben comunicarse con el Oficial de Privacidad y verificar que un contrato de asociado comercial esté vigente.

Deben cumplirse los siguientes procedimientos adicionales:

• Las divulgaciones deben ser consistentes con los términos del contrato de asociado comercial.
• Las divulgaciones deben cumplir con la “Norma Mínimo-Necesaria”. (Bajo ese procedimiento, cada divulgación recurrente estará sujeta a una política separada para abordar el requisito mínimo necesario, y cada divulgación no recurrente debe ser aprobada por el Oficial de Privacidad).
• Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de documentación”.

Cumplir con la Norma “Mínimo-Necesaria”

La HIPAA requiere que cuando se utiliza o divulga la PHI, la cantidad divulgada generalmente debe limitarse al “mínimo necesario” para lograr el propósito del uso o divulgación.

• Procedimientos para Divulgaciones
  
  • Identificar divulgaciones recurrentes. Para cada divulgación recurrente, identifique los tipos de PHI que se divulgarán, los tipos de personas que pueden recibir la PHI, las condiciones que se aplicarían a dicho acceso y los estándares para la divulgación a los tipos de asociados comerciales contratados de manera rutinaria. Crear una política para cada divulgación periódica específica que limite la cantidad revelada a la cantidad mínima necesaria para lograr el propósito de la divulgación.
  • Para todas las demás solicitudes de divulgación de PHI, comuníquese con el Oficial de Privacidad, quien se asegurará de que la cantidad de información divulgada sea la mínima necesaria para lograr el propósito de la divulgación.
• Procedimientos para las solicitudes
  
  • Identificar solicitudes recurrentes. Para cada solicitud recurrente, identifique la información que sea necesaria para el propósito de la divulgación solicitada y cree una política que limite cada solicitud a la cantidad mínima necesaria para lograr el propósito de la divulgación.
  • Para todas las demás solicitudes de PHI, comuníquese con el Oficial de Privacidad, quien se asegurará de que la cantidad de información solicitada sea la mínima necesaria para lograr el propósito de la divulgación.
• Excepciones
  
  • La norma “mínimo-necesaria” no se aplica a ninguno de los siguientes:
  • Usos o divulgaciones hechas a la persona;
  • Usos o divulgaciones hechas de conformidad con una autorización individual;
  • Divulgaciones hechas al HHS;
  • Usos o divulgaciones requeridos por la ley; y
  • Usos o divulgaciones requeridos para cumplir con HIPAA.

Divulgaciones de información no identificada

La información no identificada no es PHI; es información de salud que no identifica a un individuo y con respecto a la cual no hay una base razonable para creer que la información puede ser utilizada para identificar a un individuo. Existen dos formas de determinar que la información es des-identificada: ya sea mediante análisis estadístico profesional, o eliminando identificadores específicos.

Tras la aprobación y verificación por parte del Oficial de Privacidad de que la información en cuestión no está identificada, la información no identificada podrá ser utilizada y divulgada libremente de acuerdo con las regulaciones de privacidad de HIPAA.

Solicitud de acceso del individuo

HIPAA proporciona a las personas el derecho a acceder y obtener copias de su PHI (o copias electrónicas de PHI) que Incode (o sus asociados comerciales) mantiene en los conjuntos de registros designados.

Al recibir una solicitud de un individuo (o de los padres de un menor o representante personal de un individuo) para la divulgación de la PHI de un individuo, los empleados tomarán las siguientes medidas:

Seguir los procedimientos para verificar la identidad del individuo (o padre o representante personal) establecidos en “Verificación de Identidad de Quienes Solicitan Información Protegida de Salud”.

• Revise la solicitud de divulgación para determinar si la PHI solicitada se mantiene en el conjunto de registros designado por el individuo. Consulte al Oficial de Privacidad si parece que la información solicitada no se encuentra en el conjunto de registros designado por el individuo. Ninguna solicitud de acceso podrá ser denegada sin la aprobación del Oficial de Privacidad.
• Revise la solicitud de divulgación para determinar si podría existir una excepción al requisito de divulgación; por ejemplo, la divulgación puede denegarse para las solicitudes de acceso a notas de psicoterapia, documentos compilados para un procedimiento legal, información recopilada durante la investigación cuando el individuo ha aceptado denegar el acceso, información obtenida bajo una promesa de confidencialidad y otras divulgaciones que un profesional de la salud determine que es probable que causen daño. Consulte al Oficial de Privacidad si hay alguna duda sobre si se aplica alguna de estas excepciones. Ninguna solicitud de acceso podrá ser denegada sin la aprobación del Oficial de Privacidad.
• Responder a la solicitud proporcionando la información o negando la solicitud dentro de los 30 días. Si no se puede acceder a la PHI solicitada dentro del plazo de 30 días, el plazo podrá ampliarse por 30 días mediante notificación por escrito al individuo dentro del período original de 30 días de los motivos de la prórroga y la fecha en que el Empleador responderá.
• Una notificación de denegación debe contener (1) la base de la denegación; (2) una declaración del derecho del individuo a solicitar una revisión de la denegación, si corresponde; y (3) una declaración de cómo la persona puede presentar una queja sobre la denegación. Todos los avisos de denegación deben ser preparados o aprobados por el Oficial de Privacidad.
• Proporcionar la información solicitada en la forma o formato solicitado por el particular, si es fácilmente producible en dicha forma. De lo contrario, proporcione la información en una copia impresa legible o en cualquier otra forma que acuerde el individuo.
• Las personas tienen derecho a recibir una copia por correo o por correo electrónico o pueden entrar y recoger una copia. Las personas (incluidos los internos) también tienen derecho a entrar e inspeccionar la información.
• Si el particular ha solicitado un resumen y explicación de la información solicitada en lugar de, o además de, la información completa, prepare dicho resumen y explicación de la información solicitada y ponerla a disposición del particular en la forma o formato que solicite el particular.
• Cobrar una tarifa razonable basada en el costo por copiar, franquear y preparar un resumen (pero la tarifa para un resumen debe ser acordada por adelantado por la persona). Esta provisión no es necesaria si el plan no cobrará una tarifa.
• Las divulgaciones deben documentarse de acuerdo con el procedimiento “Requisitos de documentación”.

Solicitudes de modificación del individuo

HIPAA también proporciona a las personas el derecho a solicitar que se modifique su PHI. Incode considerará las solicitudes de modificación que sean presentadas por escrito por los participantes.

Al recibir una solicitud de un individuo (o el padre de un menor o el representante personal de un individuo) para modificar la PHI de un individuo que se encuentra en un conjunto de registros designado, los empleados tomarán las siguientes medidas:

• Seguir los procedimientos para verificar la identidad del individuo (o padre o representante personal) establecidos en “Verificación de Identidad de Quienes Solicitan Información Protegida de Salud”.
• Revise la solicitud de divulgación para determinar si la PHI en cuestión se mantiene en el conjunto de registros designado por la persona. Consulte al Oficial de Privacidad si parece que la información solicitada no se encuentra en el conjunto de registros designado por el individuo. Ninguna solicitud de modificación podrá ser denegada sin la aprobación del Oficial de Privacidad.
• Revisar la solicitud de modificación para determinar si la información sería accesible bajo el derecho de acceso de HIPAA (ver los procedimientos de acceso anteriores). Consulte al Oficial de Privacidad si hay alguna duda sobre si se aplica alguna de estas excepciones. Ninguna solicitud de modificación podrá ser denegada sin la aprobación del Oficial de Privacidad.
• Revisar la solicitud de modificación para determinar si la modificación es apropiada, es decir, determinar si la información en el conjunto de registros designado es exacta y completa sin la modificación.
• Responder a la solicitud dentro de los 60 días informando al particular por escrito que se realizará la modificación o que se denegará la solicitud. Si la determinación no se puede tomar dentro del plazo de 60 días, el plazo podrá ampliarse por 30 días mediante notificación por escrito al individuo dentro del plazo original de 60 días de las razones de la prórroga y la fecha en que el Patrón responderá.
• Cuando se acepte una modificación, realice el cambio en el conjunto de registros designado y notifique de manera apropiada a la persona y a todas las personas o entidades enumeradas en el formulario de solicitud de modificación de la persona, si las hubiera, y también notifique la modificación a cualquier persona/entidad que se sepa que tiene el registro particular y que pueda confiar en la información no relacionada en detrimento del individuo.
• Cuando se deniegue una solicitud de modificación, se aplican los siguientes procedimientos:
  
  • Todos los avisos de denegación deben ser preparados o aprobados por el Oficial de Privacidad. Una notificación de denegación debe contener (1) la base de la denegación; (2) información sobre el derecho del individuo a presentar una declaración escrita que no esté de acuerdo con la denegación y cómo presentar dicha declaración; (3) una explicación de que el individuo puede (si no presenta una declaración de desacuerdo) solicitar que la solicitud de enmienda y su denegación se incluyan en futuras divulgaciones de la información; y (4) una declaración de cómo la persona puede incluir la solicitud de enmienda y su denegación en futuras divulgaciones de la información; y (4) una declaración de cómo la persona puede Presentar una queja relativa a la denegación.
  • Si, después de la denegación, el individuo presenta una declaración de desacuerdo, incluya la solicitud de modificación del individuo; el aviso de denegación de la solicitud; la declaración de desacuerdo del individuo, si la hubiera; y la refuta/respuesta del Patrón a dicha declaración de desacuerdo, si la hubiera, con cualquier divulgación posterior del expediente al que se refiere la solicitud de modificación. Si el individuo no ha presentado una declaración escrita de desacuerdo, incluya la solicitud de enmienda del individuo y su denegación con cualquier divulgación posterior de la información de salud protegida solo si la persona ha solicitado tal acción.

Solicitud de una contabilidad de divulgaciones de PHI

Una persona tiene derecho a obtener una contabilidad de ciertas revelaciones de su propia PHI.

Al recibir una solicitud de un individuo (o el padre de un menor o el representante personal de un individuo) para una contabilidad de las divulgaciones, el empleado debe tomar las siguientes medidas:

• Seguir los procedimientos para verificar la identidad del individuo (o padre o representante personal) establecidos en “Verificación de Identidad de Quienes Solicitan Información Protegida de Salud”.
• Si el individuo que solicita la contabilidad ya ha recibido una contabilidad dentro del periodo de 12 meses inmediatamente anterior a la fecha de recepción de la solicitud actual, prepare un aviso al particular informándole que se le cobrará una tarifa por tramitación y dando al particular la posibilidad de retirar la solicitud.
• Responder a la solicitud dentro de los 60 días proporcionando la contabilidad (como se describe con más detalle a continuación), o informando a la persona que no ha habido revelaciones que deban incluirse en una contabilidad (consulte la lista de excepciones al requisito contable a continuación). Si no se puede proporcionar la contabilidad dentro del plazo de 60 días, el plazo podrá ampliarse por 30 días mediante notificación escrita al particular dentro del plazo original de 60 días de las razones de la prórroga y la fecha en que el Patrón responderá.
• La contabilidad debe incluir divulgaciones (pero no usos) de la PHI del individuo solicitante realizada por Plan y cualquiera de sus asociados comerciales durante el período solicitado por el individuo hasta seis años antes de la solicitud. (Tenga en cuenta, sin embargo, que el plan no está obligado a dar cuenta de las revelaciones hechas antes del 14 de abril de 2004. La contabilidad no tiene que incluir las revelaciones realizadas:
  
  • realizar operaciones de tratamiento, pago y atención de la salud;
  • al individuo sobre su propia PHI;
  • incidente en un uso o divulgación permitidos de otro modo;
  • de conformidad con una autorización individual;
  • para fines específicos de seguridad nacional o inteligencia;
  • a las instituciones correccionales o a las fuerzas del orden cuando se permitió la divulgación sin una autorización; y
  • como parte de un conjunto de datos limitado.
• Si algún asociado comercial del Plan tiene la autoridad para divulgar la PHI del individuo, entonces el Oficial de Privacidad se comunicará con el asociado comercial para obtener una contabilidad de las divulgaciones del asociado comercial.
• La contabilidad debe incluir la siguiente información para cada divulgación reportable de la PHI del individuo:
  
  • la fecha de divulgación;
  • el nombre (y, si se conoce, la dirección) de la entidad o persona a quien se divulgó la información;
  • una breve descripción de la PHI divulgada; y
  • una breve declaración explicando el propósito de la divulgación. (La declaración de propósito puede lograrse proporcionando una copia de la solicitud escrita de divulgación, cuando corresponda).
• Si el Plan ha recibido una declaración de suspensión temporal de una agencia de supervisión de la salud o un funcionario encargado de hacer cumplir la ley que indica que la notificación a la persona sobre la divulgación de la PHI sería razonablemente probable que impida las actividades de la agencia, es posible que no se requiera la divulgación. Si un empleado recibe dicha declaración, ya sea oralmente o por escrito, el empleado debe comunicarse con el Oficial de Privacidad para obtener más orientación.
• Las cuentas deben documentarse de acuerdo con el procedimiento para “Requisitos de Documentación”.

Solicitudes de Comunicaciones Confidenciales

Las personas pueden solicitar recibir comunicaciones relacionadas con su PHI por medios alternativos o en ubicaciones alternativas. Por ejemplo, los participantes pueden pedir que se les llame solo en el trabajo en lugar de en casa. Dichas solicitudes pueden ser atendidas si las solicitudes son razonables.

No obstante, el Patrón acomodará dicha solicitud si el participante proporciona claramente información de que la divulgación de toda o parte de esa información podría poner en peligro al participante. El Oficial de Privacidad tiene la responsabilidad de administrar las solicitudes de comunicaciones confidenciales.

Al recibir una solicitud de un individuo (o el padre de un menor o el representante personal de un individuo) para recibir comunicaciones de PHI por medios alternativos o en ubicaciones alternativas, el empleado debe tomar las siguientes medidas:

• Seguir los procedimientos para verificar la identidad del individuo (o padre o representante personal) establecidos en “Verificación de Identidad de Quienes Solicitan Información Protegida de Salud”.
• Determinar si la solicitud contiene una declaración de que la divulgación de toda o parte de la información a la que pertenece la solicitud podría poner en peligro a la persona.
• El empleado debe tomar medidas para cumplir con las solicitudes.
• Si no se acomodará una solicitud, el empleado deberá comunicarse con el individuo de manera presencial, por escrito, o por teléfono para explicar por qué no se puede acomodar la solicitud.
• Todas las solicitudes de comunicación confidencial que se aprueben deben ser rastreadas.
• Las solicitudes y sus disposiciones deberán documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de Documentación”.

Solicitudes de Restricciones sobre el Uso y Divulgación de la PHI

Las personas pueden solicitar restricciones sobre el uso y divulgación de la PHI del participante. Al recibir una solicitud de un individuo (o el padre de un menor o el representante personal de un individuo) para acceder a la PHI de un individuo, el empleado debe tomar los siguientes pasos:

• Seguir los procedimientos para verificar la identidad del individuo (o padre o representante personal) establecidos en “Verificación de Identidad de Quienes Solicitan Información Protegida de Salud”.
• El empleado debe tomar medidas para cumplir con las solicitudes.
• Si no se acomodará una solicitud, el empleado deberá comunicarse con el individuo de manera presencial, por escrito, o por teléfono para explicar por qué no se puede acomodar la solicitud.
• Todas las solicitudes de limitaciones en el uso o divulgación de PHI aprobadas deben ser rastreadas.
• Todos los asociados comerciales que puedan tener acceso a la PHI del individuo deben ser notificados de cualquier restricción acordada.
• Las solicitudes y sus disposiciones deberán documentarse de acuerdo con el procedimiento de “Requisitos de Documentación”.

Registros

Se conservarán copias de todos los elementos siguientes durante un período de al menos seis años a partir de la fecha en que se crearon los documentos o estuvieron en vigencia por última vez, lo que sea posterior:

• “Avisos de prácticas de privacidad” que se emiten a los participantes
• Copias de políticas y procedimientos
• Autorizaciones individuales
• Cuando se realiza la divulgación de cierta PHI:
  
  • Fecha de la divulgación;
  • Nombre de la entidad o persona que recibió la PHI y, si se conoce, la dirección de dicha entidad o persona;
  • Breve descripción de la PHI divulgada;
  • Breve declaración del propósito de la divulgación; y
  • Cualquier otra documentación requerida bajo estos Procedimientos de Uso y Divulgación.

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