Conditions d’utilisation

IncodeTechnologies, Inc.  |  Dernière modification : 16 février 2026

Bienvenue chez Incode. Incode fournit des services devérification d’identité biométrique et d’identification qui vous permettent devérifier votre identité en toute sécurité auprès de tiers de votre choix.Veuillez lire ce qui suit pour connaître les règles et restrictions quirégissent votre utilisation de notre ou nos site(s) Web, produits, services etapplications (les « Services »). Si vous avez des questions, descommentaires ou des préoccupations concernant ces conditions ou les Services,veuillez communiquer avec nous à :

Courriel : legalcompliance@incode.com

Les présentes conditions d’utilisation (les« Conditions ») constituent un contrat contraignant entre vous et INCODETECHNOLOGIES, INC. (« Incode » et « nous »). Votreutilisation des Services, de quelque manière que ce soit, signifie que vousacceptez toutes les présentes Conditions, et ces Conditions demeureront envigueur tant que vous utilisez les Services. Les présentes Conditionscomprennent les dispositions du présent document ainsi que celles de la Politique de confidentialité. Votre utilisation de certains Services ou votreparticipation à ceux-ci peut également être assujettie à des politiques, règleset/ou conditions supplémentaires (« Conditions supplémentaires »),qui sont intégrées aux présentes par renvoi, et vous comprenez et acceptezqu’en utilisant ou en participant à l’un de ces Services, vous acceptezégalement de vous conformer à ces Conditions supplémentaires.

Veuillez lire attentivement les présentes Conditions. Elles contiennent des renseignements importantsconcernant les Services qui vous sont fournis ainsi que les frais, taxes etredevances que nous vous facturons. Ces Conditions comprennent desrenseignements sur lesmodifications futures apportées aux présentes Conditions, lesrenouvellements automatiques, leslimitations de responsabilité, unerenonciation aux recours collectifs et le règlement des différends pararbitrage plutôt que devant les tribunaux. VEUILLEZ NOTER QUE VOTRE UTILISATION DE NOS SERVICESET L’ACCÈS À CEUX-CI SONT ASSUJETTIS AUX CONDITIONS SUIVANTES; SI VOUSN’ACCEPTEZ PAS L’ENSEMBLE DES CONDITIONS SUIVANTES, VOUS N’ÊTES PAS AUTORISÉ ÀUTILISER LES SERVICES NI À Y ACCÉDER DE QUELQUE MANIÈRE QUE CE SOIT.

AVIS D’ARBITRAGE ET RENONCIATION AUX RECOURSCOLLECTIFS :SAUF POUR CERTAINS TYPES DE DIFFÉRENDS DÉCRITS DANS LA SECTION RELATIVE À LA CONVENTION D’ARBITRAGECI-DESSOUS,VOUS CONVENEZ QUE LES DIFFÉRENDS ENTRE VOUS ET NOUS SERONT RÉGLÉS PAR ARBITRAGEINDIVIDUEL ET EXÉCUTOIRE ET VOUS RENONCEZ À VOTRE DROIT DE PARTICIPER À UNRECOURS COLLECTIF OU À UN ARBITRAGE COLLECTIF.

Les présentes Conditionschangeront-elles un jour?

Nous cherchons constamment à améliorer nos Services;il se peut donc que les présentes Conditions doivent être modifiées en mêmetemps que nos Services. Nous nous réservons le droit de modifier les Conditionsen tout temps, mais si nous le faisons, nous afficherons un avis sur notre sitesitué à incode.com, nous vous enverrons un courriel et/ou nous vous aviseronspar tout autre moyen.

Si vous n’acceptez pas les nouvelles Conditions, vousêtes libre de les refuser; malheureusement, cela signifie que vous ne pourrezplus utiliser les Services. Si vous utilisez les Services de quelque manièreque ce soit après l’entrée en vigueur d’une modification des Conditions, celasignifie que vous acceptez toutes les modifications.

À l’exception des modifications apportées par noustelles que décrit ici, aucun autre amendement ou modification aux présentesConditions ne sera valide, à moins d’être par écrit et signé par vous et parnous.

Qu’en est-il de ma vie privée?

Incode prend la vie privée de ses utilisateurs très ausérieux. Pour consulter la Politique de confidentialité actuelle d'Incode,veuillez cliquer ici Politique de confidentialité.

Loi sur laprotection de la vie privée des enfants en ligne

La Loi sur la protection de la vie privée des enfantsen ligne (Children’s Online Privacy Protection Act, « COPPA »)exige que les fournisseurs de services en ligne obtiennent le consentementparental avant de recueillir sciemment, en ligne, des renseignements permettantd’identifier personnellement des enfants âgés de moins de 13 ans. Nous nerecueillons ni ne sollicitons sciemment de renseignements personnelsidentifiables auprès d’enfants de moins de 15 ans; si vous êtes un enfantde moins de 15 ans, veuillez ne pas tenter de vous inscrire, d’utiliserautrement les Services ou de nous envoyer des renseignements personnels. Sinous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels auprèsd’un enfant de moins de 15 ans, nous supprimerons ces renseignements leplus rapidement possible. Si vous croyez qu’un enfant de moins de 15 ans apu nous fournir des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous àlegalcompliance@incode.com.

Quelles sont les notions de baserelatives à l’utilisation d’Incode?

Il peut vous être demandé de créer un compte, dechoisir un mot de passe et un nom d’utilisateur (« Identifiant utilisateurd’Incode ») et de nous fournir certains renseignements ou certainesdonnées, tels que vos coordonnées. Vous vous engagez à nous fournir desrenseignements d’inscription exacts, complets et à jour vous concernant. Vousne pouvez pas choisir comme Identifiant utilisateur d’Incode un nom que vousn’avez pas le droit d’utiliser, ou le nom d’une autre personne dans l’intentiond’usurper l’identité de cette personne. Vous ne pouvez pas transférer votrecompte à une autre personne sans notre autorisation écrite préalable.

De plus, vous pourriez être en mesure d’accéder àcertaines parties ou fonctionnalités des Services en utilisant vos identifiantsde compte provenant d’autres services (chacun, un « Compte tiers »),comme les services qui entretiennent une relation avec vous et qui utilisentnos Services pour la vérification de l’identité. En utilisant les Services parl’entremise d’un compte tiers, vous nous autorisez à accéder à certainesinformations de ce compte aux fins des Services. Vous avez ultimement lecontrôle de la quantité d’informations auxquelles nous avons accès et pouvezexercer ce contrôle en modifiant vos paramètres de confidentialité sur votreCompte tiers.

Vous déclarez et garantissez que vous êtes unepersonne ayant l’âge légal pour conclure un contrat contraignant (ou, à défaut,que vous avez obtenu la permission de votre parent ou tuteur d’utiliser lesServices et que vous avez fait accepter les présentes Conditions par votreparent ou tuteur en votre nom).

Vous utiliserez les Services uniquement pour votrepropre usage interne, personnel et non commercial, et non pour le compte ou aubénéfice d'un tiers, et uniquement d'une manière conforme à toutes les lois quivous sont applicables. Si votre utilisation des Services est interdite par leslois applicables, alors vous n’êtes pas autorisé à utiliser les Services. Nousne pouvons être et ne serons pas tenus responsables de votre utilisation desServices d’une manière qui enfreint la loi.

Vous ne partagerez pas votre Identifiant utilisateurd’Incode, votre compte ou votre mot de passe avec quiconque, et vous devezprotéger la sécurité de votre Identifiant utilisateur d’Incode, de votrecompte, de votre mot de passe et de tout autre outil d’accès ou justificatifd’accès. Vous êtes responsable de toute activité associée à votre Identifiantutilisateur d’Incode et à votre compte.

Qu'en est-il de la messagerie?

Dans le cadre des Services, vous pouvez recevoir descommunications par l'entremise des Services, y compris des messages qu'Incodevous envoie (par exemple, par courriel ou par SMS). Au moment de vous inscrireaux Services, vous recevrez un message de bienvenue ainsi que des instructionssur la façon de cesser de recevoir des messages. En vous inscrivant auxServices et en nous fournissant votre numéro de téléphone mobile, vousconfirmez que vous souhaitez qu’Incode vous envoie des renseignements que nousestimons susceptibles de vous intéresser, ce qui peut comprendre l’utilisationpar Incode d’un système de numérotation automatique pour vous envoyer desmessages texte au numéro de téléphone mobile que vous avez fourni. Vousacceptez également de recevoir des communications d’Incode et déclarez etgarantissez que chaque personne que vous inscrivez aux Services ou pourlaquelle vous fournissez un numéro de téléphone mobile a consenti à recevoirdes communications d’Incode. Vous acceptez d’indemniser Incode et de ladégager de toute responsabilité à l’égard de l’ensemble des réclamations,responsabilités, dommages (directs et indirects), pertes et dépenses (y comprisles honoraires d’avocat) découlant de votre manquement à ce qui précède ou s’yrapportant de quelque manière que ce soit. Veuillez noter que si vouschoisissez de recevoir des messages textes par l'intermédiaire des Services,des frais de données et de messagerie peuvent s'appliquer. Tous ces frais,droits ou coûts sont de votre entière responsabilité. Vous devriez consultervotre fournisseur de services sans fil pour déterminer quels tarifs, frais,droits ou coûts peuvent s'appliquer à votre utilisation des Services.

Existe-t-il des restrictions surla façon dont je peux utiliser les Services?

Vous déclarez, garantissez et convenez que vous nefournirez ni ne contribuerez quoi que ce soit, y compris tout Contenu (tel quece terme est défini ci-dessous), aux Services, ou n'utiliserez pas les Servicesni n'interagirez avec ceux-ci d'une autre manière, d'une façon qui :

1. enfreint ou viole les droits de propriété     intellectuelle ou tout autre droit de quiconque (y compris Incode);
2. enfreint toute loi ou réglementation, y     compris, sans s'y limiter, toute loi applicable en matière de contrôle des     exportations, toute loi sur la protection des renseignements personnels ou     toute autre fin non raisonnablement prévue par Incode;
3. est dangereux, nuisible, frauduleux,     trompeur, menaçant, harcelant, diffamatoire, obscène ou autrement     répréhensible;
4. compromet la sécurité de votre     Identifiant utilisateur d’Incode, de votre compte ou de celui de toute     autre personne (comme permettre à quelqu’un d’autre de se connecter aux     Services en votre nom);
5. tente, de quelque manière que ce soit,     d'obtenir le mot de passe, le compte ou toute autre information de     sécurité de tout autre utilisateur;
6. viole la sécurité de tout réseau     informatique, ou déchiffre tout mot de passe ou code de chiffrement de     sécurité;
7. exécute Maillist, Listserv, toute forme     de répondeur automatique ou de « pourriel » sur les Services, ou     tout processus qui s’exécute ou qui est activé pendant que vous n’êtes pas     connecté aux Services, ou qui interfère autrement avec le bon fonctionnement     des Services (y compris en imposant une charge déraisonnable sur     l’infrastructure des Services);
8. utilise des robots d’exploration, des     outils d’extraction de données ou des robots d’indexation sur toute page,     donnée ou partie des Services ou du Contenu, ou s’y rapportant, au moyen     de procédés manuels ou automatisés;
9. copie ou stocke une partie importante du     Contenu;
10. décompile, fait de l’ingénierie inverse     ou tente par tout autre moyen d’obtenir le code source, les concepts     sous-jacents ou les renseignements relatifs aux Services.

Tout manquement à ce qui précède constitue un motif derésiliation de votre droit d’utiliser ou d’accéder aux Services.

Quels sont mes droits dans lesServices?

Les éléments affichés, exécutés ou accessibles sur oupar l’intermédiaire des Services, y compris, mais sans s’y limiter, les textes,les éléments graphiques, les données, les articles, les photos, les images, lesillustrations, etc. (l’ensemble de ce qui précède, le « Contenu »),sont protégés par le droit d’auteur et/ou d’autres lois sur la propriétéintellectuelle. Vous vous engagez à respecter tous les avis de droits d’auteur,règles relatives aux marques de commerce, informations et restrictions contenusdans tout Contenu auquel vous accédez par l’intermédiaire des Services, et vousne devez pas utiliser, copier, reproduire, modifier, traduire, publier,diffuser, transmettre, distribuer, exécuter, téléverser, afficher, licencier,vendre, commercialiser ou autrement exploiter, à quelque fin que ce soit, toutContenu dont vous n’êtes pas propriétaire, (i) sans le consentement préalabledu propriétaire de ce Contenu ou (ii) d’une manière qui viole les droitsd’autrui (y compris ceux d’Incode).

Sous réserve des présentes Conditions, nous accordonsà chaque utilisateur des Services une licence mondiale, non exclusive, nepouvant faire l’objet d’une sous-licence et non transférable lui permettantd’utiliser le Contenu (c’est-à-dire de le télécharger et de l’afficherlocalement), uniquement aux fins de l’utilisation des Services. L’utilisation, lareproduction, la modification, la distribution ou le stockage de tout Contenu àtoute fin autre que l’utilisation des Services sont expressément interdits sansnotre autorisation écrite préalable. Vous comprenez qu’Incode possède lesServices. Vous ne modifierez, ne publierez, ne transmettrez, ne participerez autransfert ou à la vente, ne reproduirez (sauf dans les cas expressément prévusdans la présente section), ne créerez d’œuvres dérivées basées sur, nin’exploiterez de toute autre manière l’un ou l’autre des Services. Les Servicespeuvent vous permettre de copier ou de télécharger certains Contenus, maisveuillez noter que, même lorsque ces fonctionnalités existent, toutes lesrestrictions de la présente section demeurent applicables.

Qu’en est-il de tout ce que jetéléverse sur les Services?

Soumissionsd’utilisateur

Tout ce que vous publiez, téléversez, partagez,stockez ou fournissez autrement par l’entremise des Services constitue votre« Soumission d’utilisateur ». Vous êtes seul responsable de toutesles Soumissions d’utilisateur que vous apportez aux Services. Vous déclarez quetoutes les Soumissions d’utilisateur que vous soumettez sont exactes,complètes, à jour et conformes à toutes les lois, règles et réglementationsapplicables.

Licences

Afin d’afficher vos Soumissions d’utilisateur sur lesServices et de les partager avec des tiers en votre nom, vous nous accordezcertains droits sur ces Soumissions d’utilisateur (voir ci-dessous pour de plusamples renseignements). Veuillez noter que toutes les licences suivantes sontassujetties à notre Politique de confidentialité dans la mesure où elles se rapportent aux Soumissionsd’utilisateur qui constituent également vos renseignements personnels.

Pour toutes les Soumissions d’utilisateur, vousaccordez par la présente à Incode une licence pour traduire, modifier (à desfins techniques, par exemple, pour veiller à ce que votre contenu soitconsultable sur un appareil mobile ainsi que sur un ordinateur), reproduire etagir autrement à l’égard de ces Soumissions d’utilisateur, dans chaque cas pournous permettre d’exploiter les Services, tel que décrit plus en détailci-dessous. Il s’agit uniquement d’une licence – votre droit de propriété surles Soumissions d’utilisateur n’est pas affecté.

Si vous stockez une Soumission d’utilisateur dansvotre compte Incode personnel, d’une manière qui n’est visible par aucun autreutilisateur que vous (une « Soumission d’utilisateur personnelle »),vous accordez à Incode la licence susmentionnée, ainsi qu’une licence luipermettant d’afficher, d’exécuter et de distribuer votre Soumissiond’utilisateur personnelle aux seules fins de vous la rendre accessible et defournir les Services nécessaires à cette fin.

Si vous nous demandez de communiquer une Soumissiond’utilisateur à certains tiers désignés (une « Soumission d’utilisateurpartagée »), vous accordez à Incode les licences susmentionnées, ainsiqu’une licence lui permettant d’afficher, d’exécuter et de distribuer votreSoumission d’utilisateur partagée aux seules fins de rendre cette Soumissiond’utilisateur partagée accessible à ces tiers désignés et de fournir lesServices nécessaires à cette fin. De plus, vous accordez à ces tiers spécifiésune licence d’accéder à cette Soumission d’utilisateur partagée et d’utiliseret d’exercer tous les droits y afférents, comme le permettent lesfonctionnalités des Services.

Vous convenez que les licences que vous accordez sontexemptes de redevances, perpétuelles, susceptibles de faire l’objet d’unesous-licence, irrévocables et mondiales, étant entendu que, lorsque voussupprimerez votre compte Incode, nous cesserons d’afficher vos Soumissionsd’utilisateur aux autres utilisateurs (le cas échéant). Toutefois, vouscomprenez et acceptez qu’il puisse être impossible de supprimer complètement cecontenu des dossiers d’Incode et que vos Soumissions d’utilisateur puissentdemeurer accessibles ailleurs dans la mesure où elles ont été copiées ouconservées par des tiers désignés.

Enfin, vous comprenez et acceptez qu'Incode, eneffectuant les étapes techniques requises pour fournir les Services à nosutilisateurs (y compris vous), puisse avoir besoin d'apporter des modificationsà vos Soumissions d'utilisateur afin de conformer et d'adapter ces Soumissionsd'utilisateur aux exigences techniques des réseaux de connexion, des appareils,des services ou des médias, et que les licences susmentionnées incluent lesdroits de le faire.

Qui est responsable de ce que jevois et de ce que je fais sur les Services?

Vous êtes responsable de tout Contenu que vousapportez, de quelque manière que ce soit, aux Services, et vous déclarez etgarantissez que vous détenez tous les droits nécessaires pour ce faire, de lamanière dont vous y contribuez.

Les Services peuvent contenir des liens ou desconnexions vers des sites Web ou des services tiers qui ne sont pas détenus oucontrôlés par Incode. Lorsque vous accédez à des sites Web tiers ou utilisezdes services tiers, vous acceptez qu'il existe des risques à le faire etqu'Incode n'est pas responsable de ces risques.

Incode n’exerce aucun contrôle sur, et n’assume aucuneresponsabilité à l’égard du contenu, de l’exactitude, des politiques deconfidentialité ou des pratiques de tout site Web tiers, ou des opinionsexprimées sur tout site Web tiers ou par tout tiers avec lequel vousinteragissez par l’intermédiaire des Services. De plus, Incode ne surveillera,ne vérifiera, ne censurera ni ne modifiera le contenu de tout site ou servicetiers et ne peut pas le faire. Nous vous encourageons à faire preuve devigilance lorsque vous quittez les Services et à lire les conditionsd'utilisation et la politique de confidentialité de chaque site Web ou servicetiers que vous visitez ou utilisez. En utilisant les Services, vous nouslibérez et nous tenez indemnes de toute responsabilité découlant de votreutilisation de tout site Web ou service tiers.

Vos interactions avec des organisations et/ou desindividus trouvés sur ou par l’intermédiaire des Services, y compris lepaiement et la livraison de biens ou de services, ainsi que toute autremodalité, condition, garantie ou déclaration associée à ces opérations, neconcernent que vous et ces organisations et/ou individus. Vous devriezeffectuer toute enquête que vous jugez nécessaire ou appropriée avant deprocéder à toute transaction en ligne ou hors ligne avec l’un de ces tiers.Vous convenez qu’Incode ne pourra être tenue responsable d’aucune perte nid’aucun dommage, de quelque nature que ce soit, découlant de telles opérations.

S'il survient un différend entre des participants surce site ou ces Services, ou entre des utilisateurs et tout tiers, vous convenezqu'Incode n'a aucune obligation d'intervenir. Dans le cas où vous avez undifférend avec un ou plusieurs autres utilisateurs, vous libérez Incode, sesadministrateurs, dirigeants, employés, agents et successeurs de toutesréclamations, demandes et dommages de toute nature ou espèce, connus ouinconnus, soupçonnés ou non soupçonnés, divulgués ou non divulgués, découlantde ou liés de quelque manière que ce soit à ces différends et/ou à nosServices. Vous renoncez par la présente à l’article 1542 du Code civil de laCalifornie ou à toute loi similaire de toute juridiction, qui prévoit ensubstance : « Une quittance générale ne s’étend pas aux réclamationsque le créancier ou la partie accordant la quittance ignore ou ne soupçonne pasexister en sa faveur au moment de la signature de la quittance et qui, si ellesavaient été connues de lui ou d’elle, auraient eu une incidence importante surle règlement intervenu avec le débiteur ou la partie libérée. »

Est-ce qu'Incode modifiera unjour les Services?

Nous cherchons toujours à améliorer nos Services; ilspourraient donc changer avec le temps. Nous pouvons suspendre ou interrompretoute partie des Services, ou nous pouvons introduire de nouvellesfonctionnalités, imposer des limites à certaines fonctionnalités ou restreindrel'accès à une partie ou à la totalité des Services. Nous essaierons de vousaviser lorsque nous apporterons une modification importante aux Servicessusceptible de vous affecter négativement, mais cela n’est pas toujourspossible. Nous nous réservons le droit de supprimer tout Contenu des Servicesen tout temps, pour quelque raison que ce soit (notamment, mais sans s’ylimiter, si quelqu’un allègue que vous avez fourni ce Contenu en violation desprésentes Conditions), à notre entière discrétion et sans préavis.

Et si je souhaite cesserd'utiliser les Services?

Vous êtes libre de le faire à tout moment en nouscontactant à legalcompliance@incode.com; veuillez consulter notre Politique de confidentialité, ainsi que les licences ci-dessus, pour comprendrecomment nous traitons les renseignements que vous nous fournissez après avoircessé d’utiliser nos Services.

Incode est également libre de mettre fin à (ou desuspendre l'accès à) votre utilisation des Services ou à votre compte pourtoute raison, à notre discrétion, y compris en cas de violation de votre partdes présentes Conditions. Incode a le droit exclusif de déterminer si vouscontrevenez à l'une des restrictions énoncées dans les présentes Conditions.

La fermeture du compte peut entraîner la destructionde tout Contenu associé à votre compte; gardez donc cela à l’esprit avant dedécider de fermer votre compte.

Si vous avez supprimé votre compte par erreur,contactez-nous immédiatement à legalcompliance@incode.com – nous tenterons de vous aider, mais malheureusement,nous ne pouvons pas promettre de récupérer ou de restaurer quoi que ce soit.

Les dispositions qui, par leur nature, devraientsurvivre à la résiliation des présentes Conditions survivront à la résiliation.À titre d’exemple, les éléments suivants survivront à la résiliation :toute obligation que vous avez de nous payer ou de nous indemniser, toutelimitation de notre responsabilité, toute condition concernant la propriété oules droits de propriété intellectuelle, et les conditions concernant lesdifférends entre nous, y compris, sans s’y limiter, la convention d’arbitrage.

Qu’en est-il des applicationsmobiles?

Vous reconnaissez et acceptez que la disponibilité denotre application mobile dépend des plateformes tierces à partir desquellesvous téléchargez l’application, par exemple l’App Store d’Apple ou la boutiqued’applications Android de Google (chacune, un « App Store »). ChaqueApp Store peut avoir ses propres conditions générales que vous devez accepteravant de télécharger des applications mobiles à partir de cette boutique, ycompris les conditions particulières relatives à l’App Store d’Apple énoncéesci-dessous. Vous acceptez de vous conformer aux conditions générales de l’AppStore, et votre licence d’utilisation de notre application est subordonnée aurespect de ces conditions générales. Dans la mesure où les autres conditionsgénérales de cet App Store sont moins restrictives que les conditions généralesdes présentes conditions d’utilisation, ou incompatibles avec celles-ci, lesconditions générales les plus restrictives ou incompatibles énoncées dans lesprésentes conditions d’utilisation prévaudront.

Que dois-je savoir d'autre?

Exclusion de garantie. Incode et ses concédants de licence, fournisseurs,partenaires, société mère, filiales et entités affiliées, ainsi que leursdirigeants, administrateurs, membres, employés, consultants, travailleurscontractuels, représentants et mandataires respectifs, de même que leurssuccesseurs et ayants droit respectifs (Incode et l’ensemble de ces partiesétant collectivement désignés les « Parties d'Incode »), ne fontaucune déclaration ni ne donnent aucune garantie concernant les Services, ycompris, sans limitation, à l’égard de tout Contenu figurant dans les Servicesou accessible par leur intermédiaire. Les Parties d'Incode ne sauraient êtretenues responsables de l’exactitude, de la conformité au droit d’auteur, de lalégalité ou du caractère approprié des éléments figurant dans les Services ouaccessibles par leur intermédiaire, ni des réclamations, actions, poursuites,procédures, coûts, dépenses, dommages ou responsabilités découlant del’utilisation des Services ou liés de quelque manière que ce soit à votreparticipation à ceux-ci. Les Parties d'Incode ne font aucune déclaration ni nedonnent aucune garantie concernant les suggestions ou recommandations deservices ou de produits offerts ou achetés par l’intermédiaire des Services ouen lien avec ceux-ci. LES SERVICES ET LE CONTENU SONT FOURNIS PAR INCODE (ETSES CONCÉDANTS DE LICENCE ET FOURNISSEURS) « TELS QUELS », SANSGARANTIE D’AUCUNE SORTE, EXPRESSE OU IMPLICITE, Y COMPRIS, SANS LIMITATION,TOUTE GARANTIE IMPLICITE DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ADÉQUATION À UN USAGEPARTICULIER, D’ABSENCE DE CONTREFAÇON, AINSI QUE TOUTE GARANTIE SELON LAQUELLEL’UTILISATION DES SERVICES SERA ININTERROMPUE OU EXEMPTE D’ERREURS. CERTAINSÉTATS NE PERMETTENT PAS DE LIMITATIONS SUR LA DURÉE D'UNE GARANTIE IMPLICITE,DE SORTE QUE LES LIMITATIONS CI-DESSUS POURRAIENT NE PAS S'APPLIQUER À VOUS.

Limitation de responsabilité. DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI APPLICABLE,EN AUCUN CAS ET SELON AUCUNE THÉORIE JURIDIQUE (Y COMPRIS, SANS LIMITATION, ENMATIÈRE DÉLICTUELLE, CONTRACTUELLE, DE RESPONSABILITÉ STRICTE OU AUTRE), LESPARTIES D'INCODE NE POURRONT ÊTRE TENUES RESPONSABLES ENVERS VOUS OU TOUTEAUTRE PERSONNE : (A) DE TOUT DOMMAGE INDIRECT, PARTICULIER, ACCESSOIRE,PUNITIF OU CONSÉCUTIF DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT, Y COMPRIS LES DOMMAGESDÉCOULANT D’UNE PERTE DE PROFITS, D’UNE INTERRUPTION DES ACTIVITÉS, D’UNE PERTEDE DONNÉES, D’UNE PERTE D’ACHALANDAGE, D’UN ARRÊT DE TRAVAIL, DE L’INEXACTITUDEDES RÉSULTATS OU D’UNE DÉFAILLANCE OU D’UN DYSFONCTIONNEMENT INFORMATIQUE; (B)DE TOUT BIEN, SERVICE OU TECHNOLOGIE DE REMPLACEMENT; (C) DE TOUT MONTANT QUI,AU TOTAL, DÉPASSE LE PLUS ÉLEVÉ DES MONTANTS SUIVANTS : (I) CENT DOLLARS(100 $) OU (II) LES SOMMES QUE VOUS AVEZ VERSÉES OU QUI SONT EXIGIBLES ENFAVEUR D’INCODE RELATIVEMENT AUX SERVICES AU COURS DE LA PÉRIODE DE DOUZE (12)MOIS PRÉCÉDANT LA RÉCLAMATION APPLICABLE;(D) DE TOUTE QUESTION ÉCHAPPANT ÀNOTRE CONTRÔLE RAISONNABLE. CERTAINS ÉTATS NE PERMETTENT PAS L'EXCLUSION OU LALIMITATION DES DOMMAGES ACCESSOIRES OU CONSÉCUTIFS OU DE CERTAINS AUTRESDOMMAGES, DE SORTE QUE LA LIMITATION ET LES EXCLUSIONS CI-DESSUS POURRAIENT NEPAS S'APPLIQUER À VOUS.

Indemnisation. Vous acceptez d’indemniser les Parties d’Incode etde les dégager de toute responsabilité à l’égard de toute réclamation,responsabilité, dommages (réels et consécutifs), pertes et dépenses (y comprisles honoraires d’avocat) découlant de ou liés de quelque manière que ce soit àtoute réclamation relative à (a) votre utilisation des Services (y compristoute action effectuée par un tiers utilisant votre compte), et (b) votreviolation des présentes Conditions. En cas de réclamation, poursuite ou actionde ce type (la « Réclamation »), nous tenterons de transmettre unavis concernant la Réclamation aux coordonnées dont nous disposons pour votrecompte (étant entendu que le défaut de transmettre un tel avis n’éliminera nine réduira vos obligations d’indemnisation aux termes des présentes).

Cession. Vous ne pouvez pas céder, déléguer ou transférer lesprésentes Conditions ou vos droits ou obligations aux termes des présentes, nivotre compte de Services, de quelque manière que ce soit (par effet de la loiou autrement) sans le consentement écrit préalable d’Incode. Nous pouvonstransférer, céder ou déléguer les présentes Conditions ainsi que nos droits etobligations sans consentement.

Droit applicable. Les présentes Conditions sont régies et interprétéesconformément à la Federal Arbitration Act, au droit fédéral applicableet aux lois de l’État du Delaware, sans égard à leurs règles de conflit delois.

Convention d’arbitrage. Veuillez lire attentivement la CONVENTION D’ARBITRAGEsuivante, car elle vous oblige à soumettre certains différends et réclamationsà l’arbitrage avec Incode et limite la façon dont vous pouvez obtenirréparation auprès d’Incode. Vous et Incode reconnaissez et convenez tous deuxque, aux fins de tout différend découlant de l’objet des présentes Conditionsou s’y rapportant, les dirigeants, administrateurs, employés et entrepreneursindépendants d’Incode (le « Personnel ») sont des tiers bénéficiairesdes présentes Conditions et que, dès votre acceptation des présentesConditions, le Personnel aura le droit (et sera réputé avoir accepté ce droit)de faire respecter les présentes Conditions à votre encontre en qualité detiers bénéficiaire de celles-ci.

1. Règles d'arbitrage; Applicabilité de la     convention d'arbitrage. Les     parties déploieront leurs meilleurs efforts afin de régler directement,     par des négociations menées de bonne foi, tout différend, réclamation,     question ou désaccord découlant des présentes Conditions ou s’y     rapportant, étant entendu que de telles négociations constituent une     condition préalable à l’engagement d’une procédure d’arbitrage par l’une     ou l’autre des parties. Si ces négociations ne permettent pas de résoudre     le différend, celui-ci sera tranché définitivement par arbitrage     exécutoire à New York, dans l’État de New York. L'arbitrage se déroulera     en anglais, conformément aux JAMS Streamlined Arbitration Rules and     Procedures (les « Règles ») alors en vigueur, par un arbitre     commercial possédant une expérience substantielle dans le règlement de     différends relatifs à la propriété intellectuelle et aux contrats     commerciaux. L'arbitre sera choisi sur la liste appropriée des arbitres de     JAMS conformément à ces Règles. Le jugement sur la sentence rendue par cet     arbitre peut être inscrit auprès de tout tribunal compétent.
2. Frais d’arbitrage. Les Règles régiront le paiement de tous     les frais d’arbitrage. Incode paiera tous les frais d’arbitrage pour les     réclamations inférieures à soixante-quinze mille (75 000 $) dollars.     Incode ne réclamera pas ses honoraires d’avocat et ses frais en arbitrage,     à moins que l’arbitre ne détermine que votre réclamation est frivole.
3. Cour des petites créances; Atteinte. Vous ou Incode pouvez faire valoir des     réclamations, si elles sont admissibles, devant la cour des petites     créances à New York, dans l’État de New York, ou dans tout comté des     États-Unis où vous résidez ou travaillez. En outre, nonobstant     l’obligation susmentionnée de soumettre les différends à l’arbitrage,     chaque partie aura le droit de demander, à tout moment, des mesures     injonctives ou d’autres mesures de redressement en equity devant tout     tribunal compétent afin de prévenir toute atteinte réelle ou appréhendée,     tout détournement ou toute violation des droits d’auteur, marques de     commerce, secrets commerciaux, brevets ou autres droits de propriété     intellectuelle d’une partie.
4. Renonciation au procès devant jury. VOUS ET INCODE RENONCEZ À TOUS DROITS     CONSTITUTIONNELS ET STATUTAIRES D’ALLER EN JUSTICE ET D’AVOIR UN PROCÈS     DEVANT UN JUGE OU UN JURY. Vous et Incode choisissez plutôt de faire     régler les réclamations et les différends par arbitrage. Les procédures d’arbitrage     sont généralement plus limitées, plus efficaces et moins coûteuses que     celles applicables devant un tribunal et sont assujetties à un examen très     limité de la part d’un tribunal. Dans le cadre de tout litige entre vous     et Incode concernant l’annulation ou l’exécution d’une sentence arbitrale,     VOUS ET INCODE RENONCEZ À TOUS VOS DROITS À UN PROCÈS DEVANT JURY et     choisissez plutôt que le différend soit tranché par un juge.
5. Renonciation aux recours collectifs ou     regroupés. TOUTES LES     RÉCLAMATIONS ET TOUS LES DIFFÉRENDS RELEVANT DE LA PORTÉE DE LA PRÉSENTE     CONVENTION D’ARBITRAGE DOIVENT ÊTRE RÉGLÉS PAR ARBITRAGE OU PAR VOIE     JUDICIAIRE À TITRE INDIVIDUEL ET NON À TITRE COLLECTIF. LES RÉCLAMATIONS     DE PLUS D’UN CLIENT OU UTILISATEUR NE PEUVENT FAIRE L’OBJET D’UN ARBITRAGE     OU D’UN LITIGE CONJOINT NI ÊTRE REGROUPÉES AVEC CELLES DE TOUT AUTRE     CLIENT OU UTILISATEUR. Si toutefois cette renonciation aux recours     collectifs ou regroupés est jugée invalide ou inapplicable, ni vous ni Incode     n’avez droit à l’arbitrage; toutes les réclamations et tous les différends     seront plutôt résolus devant un tribunal, tel que prévu au point (g)     ci-dessous.
6. Droit de retrait. Vous avez le droit de vous soustraire     aux dispositions du présent article en transmettant un avis écrit de votre     décision de vous retirer à l’adresse suivante : Arquímedes 212 Piso     5, Col. Polanco IV Section, Miguel Hidalgo, CP 11550, Mexico City, Mexico,     portant le cachet de la poste dans les trente (30) jours suivant la     première acceptation des présentes Conditions. Vous devez inclure (i)     votre nom et votre adresse de résidence, (ii) l’adresse courriel et/ou le     numéro de téléphone associés à votre compte, et (iii) une déclaration     claire indiquant que vous souhaitez vous retirer de la convention     d’arbitrage des présentes Conditions.
7. Tribunal compétent exclusif. Si vous transmettez l’avis de retrait     prévu au paragraphe f) et/ou dans toute autre situation où la convention     d’arbitrage qui précède permet à vous ou à Incode de porter devant les     tribunaux tout différend découlant des présentes Conditions ou s’y rapportant,     ladite convention d’arbitrage ne s’appliquera à aucune des parties, et     vous ainsi qu’Incode convenez que toute procédure judiciaire (à     l’exception des actions devant la cour des petites créances) sera intentée     devant les tribunaux de l’État ou les tribunaux fédéraux situés, selon le     cas, à New York (État de New York) ou dans le district judiciaire fédéral     dont relève ce comté.
8. Divisibilité. Si l’interdiction des recours collectifs et des     autres réclamations présentées au nom de tiers contenue ci-dessus est     jugée inapplicable, alors l’ensemble du texte précédent de la présente     section Convention d’arbitrage sera nul et non avenu. Cette convention     d’arbitrage survivra à la fin de votre relation avec Incode.

Divers. Il vous incombera de payer, de prélever à la source,de déclarer et de rendre compte de tous les impôts, droits et autresprélèvements publics liés à votre activité dans le cadre des Services, étantentendu qu’Incode peut, à sa seule discrétion, effectuer l’une ou l’autre desopérations susmentionnées en votre nom ou pour son propre compte, comme elle lejugera opportun. Le fait, pour vous ou pour nous, de ne pas exercer, de quelquemanière que ce soit, un droit prévu aux présentes ne sera pas réputé constituerune renonciation à tout autre droit découlant des présentes. Si une dispositiondes présentes Conditions est jugée inapplicable ou invalide, cette dispositionsera limitée ou supprimée, dans la mesure minimale nécessaire, de sorte que lesprésentes Conditions demeurent par ailleurs pleinement en vigueur etapplicables. Vous et Incode convenez que les présentes Conditions constituentl’exposé complet et exclusif de l’entente intervenue entre vous et Incode etqu’elles remplacent et annulent l’ensemble des conventions, communications etautres ententes antérieures, écrites ou verbales, relatives à l’objet desprésentes Conditions. Vous reconnaissez et acceptez par la présente que vous n'êtesni employé, ni mandataire, ni partenaire, ni coentrepreneur d'Incode, et quevous n'avez aucun pouvoir, de quelque nature que ce soit, d'engager Incode àquelque égard que ce soit.

Sauf tel qu’expressément stipulé dans les sectionsci-dessus concernant la convention d’arbitrage, vous et Incode convenez qu’iln’existe aucun tiers bénéficiaire prévu aux termes des présentes Conditions.

Nous traiterons également des renseignementspersonnels, y compris des données biométriques, au moyen de systèmesd'intelligence artificielle (« IA »). Lorsque nous le ferons, nousrespecterons les principes suivants :

• Nous veillerons à ce que vous puissiez     obtenir auprès d'Incode, en tout temps et sans restriction, des     renseignements sur la façon dont vos renseignements personnels sont     traités par des systèmes d'IA.
• Afin de respecter le principe de sécurité     dans le développement et le déploiement de solutions d'IA, nous mettrons     en œuvre des mesures techniques, humaines, administratives, physiques et     contractuelles raisonnables et appropriées, conçues pour empêcher l'accès     non autorisé aux renseignements personnels, ainsi que leur utilisation     abusive, leur altération, leur perte, leur destruction ou leur divulgation     à des tiers non autorisés.

Veuillez également noter qu'en tant que titulaire devos renseignements personnels, vous avez le droit de : (i) connaître,accéder et examiner les renseignements que nous détenons à votre sujet dans lecadre des Services; (ii) demander que vos renseignements soient mis à jour,corrigés ou complétés s'ils sont inexacts, incomplets ou périmés; et (iii)demander la suppression de vos renseignements si vous estimez qu'ils ne sontpas traités conformément à la loi applicable, ou s'ils ne sont plus nécessairesaux fins pour lesquelles ils ont été collectés, à moins que nous ne soyonstenus par la loi ou par contrat de les conserver. Vous pouvez exercer cesdroits en nous contactant à : dataprotection@incode.com.

Politique de confidentialité,d'utilisation et de divulgation (HIPAA)

IncodeTechnologies, Inc.

Contexte

La Health Insurance Portability and AccountabilityAct of 1996 (« HIPAA »), telle que modifiée par la HealthInformation Technology for Economic and Clinical Health Act (« HITECHAct ») et ses règlements d’application, impose des restrictions quant àl’utilisation et à la divulgation des renseignements protégés sur la santé (protectedhealth information ou « PHI »).

Objectif

Cette politique précise les responsabilités, lesexigences et les procédures relatives à la protection, à l’utilisation et à ladivulgation des renseignements protégés sur la santé transmis ou conservés sousquelque forme ou support que ce soit (électronique ou autre) par Incode et sesmembres.

Définitions

Associé commercial. Une entité qui n’est pas membre de l’effectif del’entité couverte, qui :

• Exécute ou aide à exécuter une fonction     ou une activité régie par la HIPAA, pour le compte d’une entité couverte,     impliquant la création, la réception, la conservation ou la transmission     (c.-à-d. l'utilisation et la divulgation) de renseignements protégés sur     la santé (notamment le traitement ou l'administration des demandes de     règlement, l'analyse de données, le traitement ou l'administration,     l'examen de l'utilisation, l'assurance de la qualité, les activités de     sécurité des patients énumérées au 42 CFR 3.20, la facturation, la gestion     des prestations, la gestion de cabinet et la réévaluation des prix); ou
• Fournit des services juridiques,     comptables, actuariels, de consultation, d’agrégation de données, de     gestion, d’accréditation ou financiers, lorsque l’exécution de ces     services implique de donner au fournisseur de services accès à des     renseignements protégés sur la santé;
• Les associés commerciaux     comprennent :
• Un organisme d’information sur la santé;
• Une passerelle de prescription     électronique;
• Toute entité qui fournit des services de     transmission de données relativement aux renseignements protégés sur la     santé à une entité couverte et qui nécessite un accès régulier aux     renseignements protégés sur la santé;
• Une entité qui conserve des     renseignements protégés sur la santé pour le compte d’une entité couverte,     que l’entité examine ou non ces renseignements.

Renseignements dépersonnalisés. Renseignements sur la santé qui ne permettent pasd’identifier une personne et pour lesquels il n’existe aucun motif raisonnablede croire que les renseignements peuvent servir à identifier une personne. Ilexiste deux façons pour une entité couverte de déterminer que desrenseignements sont dépersonnalisés :

• Analyse statistique professionnelle
• Suppression de 18 identifiants spécifiques.

Ensemble de dossiers désignés. Un groupe de dossiers conservés par ou pour uneentreprise qui comprend :

• Dossier     d’inscription, de paiement et de traitement des demandes de règlement     d’une personne, tenu par le régime ou pour son compte;
• Autres renseignements protégés sur la     santé utilisés, en tout ou en partie, par le régime ou pour le compte de     celui-ci afin de prendre des décisions relatives à la couverture d’une     personne.

Divulgation. Pour les renseignements qui constituent desrenseignements protégés sur la santé, la divulgation désigne toutecommunication, tout transfert, toute fourniture d’un accès ou toute divulgationde quelque autre manière que ce soit de renseignements sur la santé permettantd'identifier une personne à des personnes qui ne sont pas employées au servicedes ressources humaines de l'emplacement ou des emplacements de l'employeur, ouqui n'y travaillent pas.

Opérations de soins de santé. Les opérations de soinsde santé désignent l'une quelconque des activités suivantes, dans la mesure oùelles se rapportent à l'administration du régime :

• mise en œuvre d’activités d’évaluation et     d’amélioration de la qualité;
• examination du rendement du régime de     soins de santé;
• souscription et tarification des primes;
• réalisation ou organisation de la     révision médicale, des services juridiques et des fonctions de     vérification;
• planification et développement des     affaires;
• gestion des affaires et activités     administratives générales;
• pour dépersonnaliser les renseignements     conformément aux règles de la HIPAA dans la mesure nécessaire pour fournir     les services requis.

Paiement. Le paiement comprend les activités entreprises pourobtenir les cotisations au régime, pour déterminer ou remplir la responsabilitédu régime à l’égard de la prestation des avantages prévus par le régime, oupour obtenir ou fournir un remboursement pour des soins de santé. Le paiementcomprend aussi :

• les décisions     relatives à l’admissibilité et à la couverture, y compris la coordination     des prestations ainsi que le règlement ou la subrogation des demandes de     remboursement de soins de santé;
• l'ajustement des     risques en fonction du statut de l'adhérent et de ses caractéristiques     démographiques;
• la facturation, la     gestion des demandes de prestations, les activités de recouvrement,     l’obtention d’un paiement en vertu d’un contrat de réassurance (y compris     l’assurance en excédent de pertes et l’assurance contre les pertes     excédentaires) ainsi que le traitement connexe des données relatives aux     soins de santé.

 

Utilisation. Le partage, l’emploi, l’application, l’utilisation,l’examen ou l’analyse de renseignements sur la santé permettant d’identifierune personne par toute personne travaillant pour le service des ressourceshumaines de l’employeur ou au sein de celui-ci, ou par un associé commercial(défini ci-dessous) du régime.

Portée

Incode est une entité commerciale qui est considéréecomme un ASSOCIÉ COMMERCIAL relativement aux renseignements protégés surla santé, tel que prévu par les normes, les exigences et les spécifications demise en œuvre de la Règle de confidentialité de la HIPAA. Par conséquent, laprésente politique s’applique à Incode et à tous les membres de son personnelayant accès à des renseignements protégés sur la santé. De plus, tous lestiers, sous-traitants ou fournisseurs qui fournissent des services à Incode etdont les activités impliquent la création, la réception, la conservation ou la transmissionde renseignements protégés sur la santé pour le compte de l’employeur dans lecadre de l’exécution de leurs obligations contractuelles doivent se conformerintégralement aux exigences de la HIPAA.

Rôles et responsabilités

Les désignations du personnel chargé de la protectiondes renseignements personnels seront consignées et conservées sous forme écriteou électronique pendant une période de six (6) ans à compter de la date de leurdésignation.

Le responsable de la protection des donnéesd’Incode agira à titre de responsable de la protection des renseignementspersonnels, qui sera chargé de :

• Élaboration et mise     en œuvre de politiques et procédures de confidentialité
• Élaboration d’un     programme de gestion des plaintes
• Désignation du     personnel qui agira à titre de personnes-ressources pour répondre aux     questions, préoccupations ou plaintes concernant la confidentialité et la     protection des renseignements protégés sur la santé des personnes
• Assurance de la     conformité à la règle de confidentialité de la HIPAA en ce qui concerne     les associés commerciaux et les conventions d’associé commercial (Business     Associate Agreements ou « BAA »).
• Surveillance de la     conformité de tous les associés commerciaux à la Règle de confidentialité     de la HIPAA et à la présente politique
• Élaboration de calendriers et de     programmes de formation sur la protection de la vie privée

En outre, le responsable de la protection desrenseignements personnels :

• est responsable de     l’examen des BAA,
• est responsable de     la gestion de la relation qu’il entretient avec les entités visées ou les     associés commerciaux,
• est responsable de     veiller à ce que toutes les mesures de protection techniques requises     aient été mises en œuvre pour protéger les renseignements protégés sur la     santé,
• est responsable d’élaborer, de mettre à jour, de maintenir et de     réviser cette politique.

Personne-ressource / bureau responsable : dataprotection@incode.com

Documentation

La présente politique et les procédures associées sontconçues pour assurer la conformité telle qu’elle s’applique à Incode, à sataille et au type d’activités qu’elle exerce. Tel que documenté, la présentepolitique sera maintenue pendant au moins six ans à compter de la dernière dated’entrée en vigueur. Tous les changements nécessaires ou appropriés à laprésente politique seront :

• Conformément aux     normes énoncées dans la Règle de confidentialité de la HIPAA;
• Pour se conformer     aux changements apportés à la loi, aux normes, aux exigences et aux     spécifications de mise en œuvre (y compris les changements et les     modifications aux règlements);
• Rapidement mis en     œuvre et documenté;
• Reflété dans l’avis     sur les pratiques de protection de la vie privée;
• Communiqué, au besoin, par écrit ou par     voie électronique, et documenté.

Le régime doit documenter certains événements etactions (y compris les autorisations, les demandes de renseignements, lessanctions et les plaintes) relatifs aux droits à la vie privée d’une personne.

Politique générale (Pour les entités couvertes – §164.530)

Formation

Incode s’assurera que tout le personnel reçoiveannuellement une formation sur les politiques et procédures de confidentialitéde la société, ainsi que sur la Règle de confidentialité de la HIPAA, le caséchéant. La formation sera révisée et mise à jour au besoin, mais au moinsannuellement.

Mesures de protection administratives, techniques etphysiques et pare-feu

Incode dispose de mesures de protectionadministratives, techniques et physiques appropriées pour empêcher que lesrenseignements protégés sur la santé ne soient utilisés ou divulguésintentionnellement ou involontairement en violation des exigences de la HIPAA(voir les politiques et procédures de sécurité de l’information de la société,ainsi que les contrôles en place).

• Les mesures de     protection administratives comprennent la mise en œuvre de procédures pour     l’utilisation et la divulgation de renseignements protégés sur la santé,     telles qu’elles sont décrites dans la présente politique.
• Les mesures de     protection techniques incluent la limitation de l’accès à l’information     par la création de pare-feu informatiques, ce qui garantira que seul     l’accès autorisé aux renseignements protégés sur la santé est permis au     niveau minimal nécessaire pour les fonctions administratives.
• Les mesures de protection physiques     comprennent le verrouillage des portes ou des classeurs.

Avis de confidentialité

L’avis de confidentialité d’Incode inclura :

• Utilisations et     divulgations de renseignements protégés sur la santé qui peuvent être     effectuées par Incode;
• Droits des personnes     en vertu de la règle de confidentialité de la HIPAA;
• Obligations     juridiques d’Incode à l’égard des renseignements protégés sur la santé
• Notification de     l’accès aux renseignements protégés sur la santé dans le cadre de     fonctions administratives;
• Procédures de     plainte;
• Autres renseignements exigés par les     règles de confidentialité de la HIPAA.

Incode remettra ou mettra à la disposition despersonnes appropriées l’avis de confidentialité :

• Sur demande
• Dans les 60 jours     suivant une modification importante de l’avis
• Au moins une fois tous les trois ans,     conformément à la Règle de confidentialité de la HIPAA.

Sanctions

Toute violation de la présente politique ou de larègle de confidentialité de la HIPAA entraînera l’application de sanctionsconformément à la politique disciplinaire d’Incode, pouvant aller jusqu’aucongédiement (Voir la politique de sécurité de l’information).

Atténuation des divulgations involontaires derenseignements protégés sur la santé

Incode, dans la mesure du possible, atténuera touteffet néfaste dont il a connaissance découlant d’une utilisation ou d’unedivulgation des renseignements protégés sur la santé d’une personne enviolation de la HIPAA ou des politiques et procédures énoncées dans la présentepolitique. Par conséquent, le personnel communiquera immédiatement avec leresponsable de la protection des renseignements personnels pour déterminer lesmesures appropriées à prendre afin d’atténuer le préjudice causé aux personnestouchées, si le membre prend connaissance de ce qui suit :

• une divulgation des     renseignements protégés sur la santé, soit par un employé, soit par un     partenaire commercial;
• un employé ou un partenaire commercial     qui ne respecte pas la présente politique ou la loi HIPAA.

Aucune intimidation ni acte de représailles

Aucun membre d’Incode ne peut intimider, menacer,contraindre, faire de la discrimination à l’égard de ou prendre d’autresmesures de représailles contre toute personne pour avoir exercé ses droits,déposé une plainte, participé à une enquête ou s’être opposée à toute pratiqueinappropriée en vertu de la HIPAA.

Aucune renonciation à la confidentialité de la HIPAA

Aucun individu ne sera tenu par Incode ou l’un de sesmembres de renoncer à ses droits à la vie privée en vertu de la HIPAA, commecondition de traitement, de paiement, d’inscription ou d’admissibilité à unrégime de soins de santé.

Politiques et procédures relatives à l'utilisation età la divulgation de renseignements protégés sur la santé

Conformité

Tous les membres d'Incode ayant accès auxrenseignements protégés sur la santé doivent se conformer à la présentepolitique et aux procédures incluses.

L'accès aux renseignements protégés sur la santé estlimité à certains employés

Les employés suivants (« employés ayantaccès ») ont accès aux renseignements protégés sur la santé :

• Tout employé qui     exerce des fonctions directement pour le compte d'Incode,
• Tout autre employé ayant accès à des     renseignements de santé protégés pour le compte de l’employeur, aux fins     de leur utilisation dans les « fonctions administratives du     régime ».

Les employés ayant accès peuvent utiliser et divulguerdes renseignements protégés sur la santé aux fins des fonctions administrativesde la société, et ils peuvent divulguer des renseignements protégés sur lasanté à d'autres employés ayant accès pour des fonctions administratives (maisles renseignements protégés sur la santé divulgués doivent être limités auminimum nécessaire pour exercer la fonction administrative du régime). Lesemployés ayant accès ne doivent pas divulguer de renseignements protégés sur lasanté à des employés (autres que les employés ayant accès) à moins qu'uneautorisation ne soit en place ou que la divulgation ne soit, par ailleurs,conforme à la présente Politique et à toute procédure connexe.

Utilisations et divulgations autorisées aux finsd'administration du régime

• Incode peut divulguer ce qui suit pour     son utilisation :
     
     
   
  • (a) renseignements      sur la santé dépersonnalisés;
   
  • (b) renseignements      sur l'inscription;
   
  • (c) renseignements      sommaires sur la santé aux fins de l’obtention de soumissions de primes      pour fournir une couverture d’assurance maladie dans le cadre d’un régime      ou pour modifier, amender ou résilier le régime;
   
  • (d) renseignements protégés sur la santé      conformément à une autorisation de la personne dont les renseignements      protégés sur la santé sont divulgués.

Les renseignements protégés sur la santé peuvent êtredivulgués aux employés qui ont accès à l’utilisation et à la divulgation derenseignements protégés sur la santé pour exercer des fonctions au nom d’Incodeou pour exercer des fonctions administratives du régime (« employés ayantaccès ») :

Utilisations et divulgations permises : Paiementet opérations de soins de santé

Les renseignements protégés sur la santé peuvent êtredivulgués aux fins des propres activités de paiement d’Incode, et lesrenseignements protégés sur la santé peuvent être divulgués à une autre entitévisée aux fins de paiement de cette entité visée. Il en va de même pour ladivulgation aux fins des activités de soins de santé. Les renseignementsprotégés sur la santé peuvent être divulgués à une autre entité visée aux finsdes programmes d’évaluation et d’amélioration de la qualité, de gestion des casou de détection de la fraude et des abus en matière de soins de santé de cetteautre entité visée, à condition que cette dernière entretienne ou ait entretenuune relation avec le participant et que les renseignements protégés sur lasanté demandés se rapportent à cette relation.

• Utilisations et     divulgations aux fins des propres activités de paiement d’Incode ou des     opérations de soins de santé. Un employé peut utiliser et divulguer des     renseignements protégés sur la santé pour effectuer les activités de     paiement ou les opérations de soins de santé propres à Incode.
   
  • Les divulgations      doivent être conformes à la norme du « minimum nécessaire ».      (Selon cette procédure, si la divulgation n'est pas récurrente, la      divulgation doit être approuvée par le responsable de la protection des      renseignements personnels.)
   
  • Les divulgations      doivent être documentées conformément à la procédure relative aux      « Exigences en matière de documentation ».
 
• Divulgations     concernant les activités de paiement d’une autre entité. Un employé peut     divulguer des renseignements protégés sur la santé à une autre entité     visée ou à un prestataire de soins de santé afin d’effectuer les activités     de paiement de cette autre entité. Ces divulgations seront effectuées     conformément aux procédures élaborées par le responsable de la protection     des renseignements personnels.
• Divulgations pour     certaines opérations de soins de santé de l'entité réceptrice. Un employé     peut divulguer des renseignements protégés sur la santé aux fins des     programmes d’évaluation et d’amélioration de la qualité, de gestion des     cas ou de détection de la fraude et des abus en matière de soins de santé     de cette autre entité visée, à condition que cette dernière entretienne ou     ait entretenu une relation avec la personne et que les renseignements     protégés sur la santé demandés se rapportent à cette relation. Ces     divulgations sont effectuées conformément aux procédures élaborées par le     responsable de la protection des renseignements personnels.
   
  • La divulgation doit      être approuvée par le responsable de la protection des renseignements      personnels.
   
  • Les divulgations      doivent être conformes à la norme du « minimum nécessaire ».
   
  • Les divulgations      doivent être documentées conformément à la procédure relative aux      « Exigences en matière de documentation ».
 
• Utilisation ou     divulgation aux fins de prestations non liées à la santé. À moins qu’une     autorisation de la part de la personne n’ait été reçue (tel que traité     dans la section « Divulgations conformément à une     autorisation »), un employé ne peut utiliser les renseignements     protégés sur la santé d’un participant aux fins du paiement ou de     l’administration des avantages sociaux « non liés à la santé »     de l’employeur (par exemple, l’assurance invalidité, l’indemnisation des     accidents du travail et l’assurance vie). Si un employé a besoin des     renseignements protégés sur la santé d’un participant aux fins du paiement     ou des opérations liées aux soins de santé associées à des prestations non     couvertes par le régime, il doit suivre les étapes indiquées par le responsable     de la protection des renseignements personnels.
   
  • Obtenir une      autorisation. Tout d’abord, communiquez avec le responsable de la      protection des renseignements personnels pour déterminer si une      autorisation pour ce type d’utilisation ou de divulgation est au dossier.      Si aucun formulaire n’est au dossier, demandez le formulaire approprié au      responsable de la protection des renseignements personnels. Les employés      ne doivent pas tenter de rédiger des formulaires d'autorisation. Toutes      les autorisations d’utilisation ou de divulgation à des fins autres que celles      du régime doivent être effectuées au moyen d’un formulaire fourni (ou      approuvé) par le responsable de la protection des renseignements      personnels.
   
  • Des questions? Tout employé qui n’est      pas certain qu’une tâche qu’on lui demande d’effectuer constitue une      activité de paiement ou une opération de soins de santé du régime devrait      communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels      ou son représentant désigné.

Non-divulgation à des fins non liées à un régime desanté

Les renseignements protégés sur la santé ne peuventêtre utilisés ou divulgués aux fins du paiement ou de l’administration desavantages sociaux « non liés à la santé » d’Incode (par exemple,l’assurance invalidité, l’indemnisation des accidents du travail, l’assurancevie, etc.), à moins que le participant n’ait donné son autorisation pour unetelle utilisation ou divulgation (tel qu’il est indiqué à la section« Divulgations conformément à une autorisation ») ou qu’une telleutilisation ou divulgation soit exigée par la législation de l’État applicableet que les exigences particulières prévues par la HIPAA soient respectées.

Divulgations obligatoires : Personne et HHS

Les renseignements protégés sur la santé d’unparticipant doivent être divulgués comme l’exige la HIPAA dans troissituations : (1) La divulgation est faite à la personne visée par lesrenseignements (voir la politique « Accès aux renseignements protégés etdemande de modification » qui suit); (b) la divulgation est exigée par laloi; ou (c) la divulgation est faite au HHS aux fins de l'application de laHIPAA.

• Demande d’une     personne. Dès réception d’une demande d’une personne (ou de son     représentant) visant la divulgation de ses propres renseignements protégés     sur la santé, l’employé doit suivre la procédure intitulée     « Divulgations aux personnes en vertu du droit d’accès à leurs     propres renseignements protégés sur la santé ».
• Demande du HHS. Dès     réception d’une demande de divulgation de renseignements protégés sur la     santé de la part d’un responsable du HHS (Department of Health and Human     Services), l’employé doit prendre les mesures établies par le responsable     de la protection des renseignements personnels.
• Suivez les     procédures de vérification de l’identité d’un représentant des pouvoirs     publics énoncées à la section « Vérification de l’identité des     personnes demandant l’accès à des renseignements protégés sur la     santé ».
• Les divulgations doivent être documentées     conformément à la procédure relative aux « Exigences en matière de     documentation ».

Divulgations permises : Fins juridiques et depolitique publique

Tout employé qui reçoit une demande de divulgation desrenseignements protégés sur la santé d’une personne qui semble relever de l’unedes catégories décrites ci-dessous sous la rubrique « Divulgations prévuespar la loi et la politique publique » doit communiquer avec le responsablede la protection des renseignements personnels. Les divulgations doivent :(1) être approuvées par le responsable de la protection des renseignementspersonnels; (2) se conformer à la « norme du minimum nécessaire »; et(3) être documentées conformément à la procédure relative aux « exigencesen matière de documentation ». Les divulgations autoriséescomprennent :

• Divulgations     concernant les victimes de maltraitance, de négligence ou de violence     conjugale, si les conditions suivantes sont remplies :
   
  • La personne consent      à la divulgation;
   
  • La divulgation est      expressément autorisée par une loi ou un règlement et elle prévient un      préjudice à la personne (ou à une autre victime), ou la personne est      incapable de consentir et les renseignements ne seront pas utilisés      contre elle et ils sont nécessaires à une activité d’application de la      loi imminente. Dans ce cas, la personne doit être informée sans délai de      la divulgation, à moins que cela ne mette la personne en danger ou si le      fait d’informer devait impliquer un représentant personnel que l’on croit      responsable de la maltraitance, de la négligence ou de la violence.
 
• Pour les procédures     judiciaires et administratives, en réponse à :
   
  • Une ordonnance d’un      tribunal judiciaire ou administratif (la divulgation doit être limitée      aux renseignements protégés sur la santé expressément autorisés par      l’ordonnance);
   
  • Une assignation,      une demande de communication préalable ou autre procédure légale, non      accompagnée d’une ordonnance d’un tribunal judiciaire ou administratif,      sur réception d’assurances que la personne a été avisée de la demande, ou      que la partie sollicitant l’information a fait des efforts raisonnables      pour obtenir une ordonnance de protection adéquate.
 
• À un agent     d'application de la loi à des fins d'application de la loi, selon les     conditions suivantes :
   
  • Conformément à un      processus et tel qu’autrement exigé par la loi, mais seulement si les      renseignements demandés sont pertinents et importants, la demande est      précise et limitée aux quantités raisonnablement nécessaires, et il n’est      pas possible d’utiliser des renseignements dépersonnalisés.
   
  • L’information      demandée se limite aux renseignements permettant d’identifier ou de      localiser un suspect, un fugitif, un témoin essentiel ou une personne      disparue.
   
  • Renseignements sur      une victime présumée d’un crime (1) si la personne consent à la      divulgation; ou (2) sans le consentement de la personne, si les      renseignements ne doivent pas être utilisés contre la victime, si le      besoin de renseignements est urgent et si la divulgation est dans      l’intérêt supérieur de la personne.
   
  • Renseignements sur      une personne décédée lorsqu'il existe des soupçons que le décès de cette      personne résulte d'une conduite criminelle.
   
  • Renseignements      constituant une preuve de comportement criminel survenu dans les locaux      de l’employeur.
 
• Aux autorités de     santé publique compétentes pour les activités de santé publique.
• À un organisme de     surveillance de la santé pour des activités de surveillance de la santé,     tel qu’autorisé par la loi.
• À un coroner ou à un     médecin légiste au sujet de personnes décédées, aux fins de     l’identification d’une personne décédée, de la détermination de la cause     du décès ou de toute autre fonction autorisée par la loi.
• Aux fins du don     cadavérique d’organes, d’yeux ou de tissus, à des organismes de     prélèvement d’organes ou à d’autres entités participant au prélèvement, à     la conservation ou à la transplantation d’organes, d’yeux ou de tissus     afin de faciliter la transplantation.
• À certaines fins de     recherche limitées, à condition qu’une dispense de l’autorisation requise     par la HIPAA ait été approuvée par un comité de protection de la vie     privée approprié.
• Pour prévenir une     menace grave à la santé ou à la sécurité, en croyant, de bonne foi, que     l’utilisation ou la divulgation est nécessaire pour prévenir une menace     grave et imminente à la santé ou à la sécurité d’une personne ou du     public.
• Pour les fonctions     gouvernementales spécialisées, notamment la divulgation de renseignements     protégés sur la santé d’un détenu à des établissements correctionnels et     la divulgation de renseignements protégés sur la santé d’une personne à un     responsable fédéral autorisé pour la conduite d’activités liées à la     sécurité nationale.
• Pour les programmes d’indemnisation des     accidents du travail, dans la mesure nécessaire pour se conformer aux lois     relatives à l’indemnisation des accidents du travail ou à d’autres     programmes similaires.

Divulgations en vertu d’une autorisation individuelle

Les renseignements protégés sur la santé peuvent êtredivulgués à toutes fins si une autorisation satisfaisant à toutes les exigencesde la HIPAA en matière d’autorisation valide est fournie par une personne.Toutes les utilisations et divulgations effectuées en vertu d’une autorisationsignée doivent être conformes aux conditions générales de l’autorisation.

Toute divulgation demandée à un tiers (c.-à-d. quin'est pas la personne à qui se rapportent les renseignements protégés sur lasanté) qui ne relève pas de l'une des catégories pour lesquelles la divulgationest permise ou exigée dans la présente politique peut être effectuée en vertud’une autorisation individuelle. Si la divulgation est demandée en vertu d'uneautorisation, les procédures suivantes doivent être suivies :

• Les divulgations     doivent être documentées conformément à la procédure relative aux     « Exigences en matière de documentation ».
• Toutes les     utilisations et divulgations effectuées en vertu d’une autorisation     doivent être conformes aux conditions générales de l’autorisation.
• Vérifiez que le     formulaire d'autorisation est valide. Les formulaires d'autorisation     valides sont ceux qui :
   
  • Sont dûment signés      et datés par la personne ou par le représentant de la personne;
   
  • Ne sont ni expirés      ni révoqués [la date d’expiration du formulaire d’autorisation doit être      une date précise (telle que le 1^er juillet 2010) ou une      période précise (p. ex., un an à compter de la date de signature), ou un      événement directement lié à la personne ou à l’objet de l’utilisation ou      de la divulgation (p. ex., pour la durée de la couverture de la      personne)];
   
  • Contiennent une      description des renseignements à utiliser ou à divulguer;
   
  • Contiennent le nom      de l’entité ou de la personne autorisée à utiliser ou à divulguer les      renseignements protégés sur la santé;
   
  • Contiennent le nom      du destinataire de l'utilisation ou de la divulgation;
   
  • Contiennent une      déclaration concernant le droit de la personne de révoquer l’autorisation      et les procédures de révocation des autorisations;
   
  • Contiennent une      déclaration concernant la possibilité d’une divulgation ultérieure des      renseignements.
 
• Suivre les procédures pour vérifier     l’identité de la personne (ou du représentant de la personne) énoncées     dans « Vérification de l’identité des personnes demandant l’accès à     des renseignements protégés sur la santé ».

Vérification de l’identité des personnes demandant desrenseignements sur la santé protégés

Les employés doivent prendre des mesures pour vérifierl’identité des personnes qui demandent l’accès à des renseignements protégéssur la santé. Ils doivent également vérifier le droit de toute personned’accéder aux renseignements protégés sur la santé, si l'identité ou le droitde cette personne ne sont pas connus. Des procédures distinctes sont énoncéesci-dessous pour vérifier l'identité et le pouvoir d'agir, selon que la demandeest présentée par la personne, par un parent cherchant à accéder aux renseignementsprotégés sur la santé de son enfant mineur, par un représentant personnel oupar un agent public cherchant à obtenir l'accès.

• Demande faite par     une personne. Lorsqu'une     personne demande l'accès à ses propres renseignements protégés sur la     santé, les étapes suivantes doivent être suivies :
   
  • Demandez une pièce      d'identité à la personne. Les employés peuvent utiliser un permis de      conduire valide, un passeport ou une autre pièce d'identité avec photo      délivrée par un organisme gouvernemental.
   
  • Vérifiez que la      pièce d'identité correspond à l'identité de la personne demandant l'accès      aux renseignements protégés sur la santé. Si vous avez des doutes quant à      la validité ou à l'authenticité de la pièce d’identité fournie ou à      l'identité de la personne qui demande l'accès aux renseignements protégés      sur la santé, communiquez avec le responsable de la protection des      renseignements personnels.
   
  • Faites une copie de      la pièce d’identité fournie par la personne et classez-la dans l’ensemble      de dossiers désigné de celle-ci.
   
  • Si la personne      demande des renseignements protégés sur la santé par téléphone, demandez      son numéro d'assurance sociale.
   
  • Les divulgations      doivent être documentées conformément à la procédure relative aux      « Exigences en matière de documentation ».
 
• Demande présentée     par un parent cherchant à obtenir les renseignements protégés sur la santé     de son enfant mineur. Lorsqu’un     parent demande l’accès aux renseignements protégés sur la santé de son     enfant mineur, les étapes suivantes doivent être suivies :
   
  • Vérifiez le lien de      la personne avec l’enfant. Cette vérification peut prendre la forme d'une      confirmation de l'inscription de l'enfant au régime du parent à titre de      personne à charge.
   
  • Les divulgations      doivent être documentées conformément à la procédure relative aux      « Exigences en matière de documentation ».
 
• Demande présentée     par un représentant personnel. Lorsqu'un représentant personnel demande l'accès     aux renseignements protégés sur la santé d’une personne, les étapes     suivantes doivent être suivies :
   
  • Exigez une copie      d'une procuration valide ou d'autres documents — les exigences peuvent      varier d'un État à l'autre. Pour toute question concernant la validité de      ce document, demandez au responsable de la protection des renseignements      personnels de l’examiner.
   
  • Faites une copie de      la documentation fournie et classez-la dans l’ensemble de dossiers      désigné de la personne.
   
  • Les divulgations      doivent être documentées conformément à la procédure relative aux      « Exigences en matière de documentation ».
 
• Demande effectuée     par un agent public. Si un     représentant des pouvoirs publics demande l’accès à des renseignements     protégés sur la santé (« PHI ») et que cette demande est     effectuée à l’une des fins énoncées ci-dessus sous les rubriques     « Divulgations obligatoires de renseignements protégés sur la     santé » ou « Divulgations autorisées de renseignements protégés     sur la santé », les étapes suivantes doivent être suivies afin de     vérifier l’identité et l’autorité de ce représentant :
   
  • Si la demande est      faite en personne, demandez la présentation d’une carte d’identification      de l’organisme, d’autres pièces justificatives officielles ou de toute      autre preuve de statut gouvernemental. Faites une copie de la pièce      d’identité fournie et classez-la dans le dossier désigné de la personne.
   
  • Si la demande est      faite par écrit, vérifiez qu’elle est sur le papier à en-tête      gouvernemental approprié.
   
  • Si la demande est      présentée par une personne prétendant agir pour le compte d’un      représentant des pouvoirs publics, demandez une déclaration écrite sur le      papier à en-tête officiel de l’administration concernée confirmant que      cette personne agit sous l’autorité du gouvernement, ou tout autre      élément de preuve ou document attestant de son mandat, tel qu’un contrat      de services, un protocole d’entente ou un bon de commande, établissant      qu’elle agit pour le compte du représentant des pouvoirs publics.
   
  • Demandez une      déclaration écrite du fondement juridique en vertu duquel les      renseignements sont demandés ou, si une déclaration écrite s’avère      irréalisable, une déclaration orale de ce fondement juridique. Si la      demande d’une personne est faite en vertu d’une procédure judiciaire,      d’un mandat, d’une assignation, d’une ordonnance ou de toute autre      procédure juridique émise par un grand jury ou un tribunal judiciaire ou      administratif, communiquez avec le service juridique.
   
  • Obtenez      l’approbation de la divulgation auprès du responsable de la protection      des renseignements personnels.
   
  • Les divulgations      doivent être documentées conformément à la procédure relative aux      « Exigences en matière de documentation ».
 
• Demandes de     divulgation de renseignements protégés sur la santé de la part de     conjoints, de membres de la famille et d’amis. Les renseignements protégés sur la santé ne     seront pas divulgués à la famille ou aux amis d’une personne, sauf si la     loi HIPAA l’exige ou le permet. Généralement, une autorisation est requise     avant qu’une autre partie, y compris un conjoint, un membre de la famille     ou un ami, ne puisse accéder aux renseignements protégés sur la santé.
   
  • Si un employé      reçoit une demande de divulgation des renseignements protégés sur la      santé d’une personne de la part d’un conjoint, d’un membre de la famille      ou d’un ami personnel de cette personne et que le conjoint, le membre de      la famille ou l’ami personnel est soit (1) le parent de la personne et la      personne est un enfant mineur; soit (2) le représentant personnel de la      personne, suivez la procédure intitulée « Vérification de l’identité      des personnes demandant l’accès à des renseignements protégés sur la      santé ».
   
  • Une fois l’identité      d’un parent ou d’un représentant personnel vérifiée, suivez la procédure      relative à la « Demande d’accès d’une personne ».
   
  • Toutes les autres      demandes de la part de conjoints, de membres de la famille et d’amis      doivent être autorisées par la personne dont les renseignements protégés      sur la santé sont concernés. Consultez les procédures relatives aux      « Divulgations conformément à une autorisation individuelle ».

Divulgationsde renseignements protégés sur la santé à des associés commerciaux

Un associé commercial est une entité qui :

• exécute ou aide à     exécuter une fonction ou une activité du Régime impliquant l’utilisation     et la divulgation de renseignements personnels sur la santé (y compris le     traitement ou l’administration des demandes de règlement, l’analyse de     données, la souscription, etc.);
• fournit des services juridiques,     comptables, actuariels, de consultation, d’agrégation de données, de     gestion, d’accréditation ou financiers, lorsque l’exécution de ces     services implique de donner au fournisseur de services accès à des     renseignements protégés sur la santé.

Les associés commerciaux comprennent :

• les organismes     d'information sur la santé;
• les passerelles de     prescription électronique;
• d’autres entités qui     fournissent des services de transmission de données relativement aux     renseignements protégés sur la santé et qui exigent un accès régulier à     ces renseignements;
• les entités qui     offrent un dossier de santé personnel à une ou plusieurs personnes au nom     d’une entité visée;
• les entités qui conservent des     renseignements protégés sur la santé, que ces entités examinent ou non     effectivement les renseignements protégés sur la santé.

Les employés peuvent divulguer des renseignementsprotégés sur la santé aux associés commerciaux d’Incode et autoriser cesassociés commerciaux à créer ou à recevoir des renseignements protégés sur lasanté pour son compte. Toutefois, avant de le faire, Incode obtiendra d’abordl’assurance de l’associé commercial qu’il protégera adéquatement lesrenseignements. Toutes les utilisations et divulgations par un « associécommercial » seront effectuées conformément à une entente valide d’associécommercial. Avant de partager des renseignements protégés sur la santé avec desconsultants ou des entrepreneurs externes qui répondent à la définition d’un« associé commercial », les employés doivent communiquer avec leresponsable de la protection des renseignements personnels et vérifier qu’uncontrat d’associé commercial est en vigueur.

Les procédures supplémentaires suivantes doivent êtrerespectées :

• Les divulgations     doivent être conformes aux conditions du contrat d’associé commercial.
• Les divulgations     doivent être conformes à la « norme du minimum nécessaire ».     (Dans le cadre de cette procédure, chaque divulgation récurrente sera     assujettie à une politique distincte pour répondre à l'exigence du minimum     nécessaire, et chaque divulgation non récurrente doit être approuvée par     le responsable de la protection des renseignements personnels.)
• Les divulgations doivent être documentées     conformément à la procédure relative aux « Exigences en matière de     documentation ».

Se conformer à la norme du « minimumnécessaire »

La HIPAA exige que, lorsque des renseignementsprotégés sur la santé sont utilisés ou divulgués, la quantité divulguée soitgénéralement limitée au « minimum nécessaire » pour atteindrel'objectif de l'utilisation ou de la divulgation.

• Procédures de     divulgation
   
  • Identifier les      divulgations récurrentes. Pour chaque divulgation récurrente, identifiez      les types de renseignements protégés sur la santé à divulguer, les types      de personnes pouvant recevoir ces renseignements, les conditions qui      s'appliqueraient à un tel accès, ainsi que les normes relatives aux      divulgations aux types d’associés commerciaux engagés régulièrement.      Établir une politique pour chaque divulgation récurrente spécifique qui      limite la quantité divulguée à la quantité minimale nécessaire pour atteindre      l'objectif de la divulgation.
   
  • Pour toute autre      demande de divulgation de renseignements protégés sur la santé,      communiquez avec le responsable de la protection des renseignements      personnels, qui veillera à ce que seuls les renseignements minimaux      nécessaires à la réalisation de l’objectif visé soient communiqués.
 
• Procédures relatives     aux demandes
   
  • Identifier les      demandes récurrentes. Pour chaque demande récurrente, déterminez les      renseignements nécessaires aux fins de la divulgation demandée et      établissez une politique visant à limiter chaque demande aux      renseignements minimaux nécessaires à la réalisation de l’objectif de la      divulgation.
   
  • Pour toute autre      demande visant des renseignements protégés sur la santé, communiquez avec      le responsable de la protection des renseignements personnels, qui      veillera à ce que la quantité de renseignements demandés soit limitée au      minimum nécessaire à la réalisation de l’objectif de la divulgation.
 
• Exceptions
   
  • La norme du      « minimum nécessaire » ne s’applique à aucun des éléments      suivants :
   
  • Utilisations ou      divulgations faites à la personne;
   
  • Utilisations ou      divulgations effectuées en vertu d’une autorisation individuelle;
   
  • Divulgations      effectuées au HHS;
   
  • Utilisations ou      divulgations requises par la loi; et
   
  • Utilisations ou divulgations requises      pour se conformer à la loi HIPAA.

Divulgations de renseignements dépersonnalisés

Les renseignements dépersonnalisés ne sont pas desrenseignements protégés sur la santé; il s’agit de renseignements sur la santéqui ne permettent pas d’identifier une personne et pour lesquels il n’existeaucun motif raisonnable de croire que les renseignements peuvent être utiliséspour identifier une personne. Il existe deux façons de déterminer que desrenseignements sont dépersonnalisés : soit par une analyse statistiqueprofessionnelle, soit par la suppression d’identifiants spécifiques.

Après approbation et vérification par le responsablede la protection des renseignements personnels que les renseignements enquestion sont dépersonnalisés, les renseignements dépersonnalisés peuvent êtreutilisés et divulgués librement conformément aux règlements de confidentialitéde la loi HIPAA.

Demande d’accès d’une personne

La HIPAA confère aux personnes le droit d’accéder auxrenseignements protégés sur la santé les concernant que conserve Incode (ou sespartenaires commerciaux) dans des ensembles de dossiers désignés, ainsi qued’en obtenir des copies, y compris des copies électroniques.

Dès réception d’une demande de divulgation desrenseignements protégés sur la santé d’une personne émanant de cette personne,du parent d’un mineur ou du représentant personnel d’une personne, les employésdoivent suivre les étapes suivantes :

Suivez les procédures de vérification de l’identité dela personne (ou du parent ou du représentant personnel) énoncées dans« Vérification de l’identité des personnes demandant l’accès à desrenseignements protégés sur la santé ».

• Examiner la demande     de divulgation afin de déterminer si les renseignements protégés sur la     santé demandés figurent dans l’ensemble de dossiers désigné de la personne     concernée. Consultez le responsable de la protection des renseignements     personnels s'il semble que les renseignements demandés ne figurent pas     dans le dossier désigné de la personne. Aucune demande d'accès ne peut     être refusée sans l'approbation du responsable de la protection des     renseignements personnels.
• Examinez la demande     de divulgation afin de déterminer si une exception à l’obligation de     divulgation pourrait s’appliquer; par exemple, la divulgation peut être     refusée dans le cas de demandes d’accès à des notes de psychothérapie, à     des documents préparés en vue d’une procédure judiciaire, à des     renseignements recueillis dans le cadre d’une recherche lorsque la     personne a consenti à une restriction de son droit d’accès, à des     renseignements obtenus sous promesse de confidentialité ou à d’autres renseignements     dont un professionnel de la santé estime que leur divulgation est     susceptible de causer un préjudice. Veuillez consulter le responsable de     la protection des renseignements personnels si vous avez des questions     quant à savoir si l’une de ces exceptions s’applique. Aucune demande     d'accès ne peut être refusée sans l'approbation du responsable de la     protection des renseignements personnels.
• Répondez à la     demande en fournissant les renseignements demandés ou en refusant la     demande dans un délai de 30 jours. Si les renseignements protégés sur la     santé demandés ne peuvent être obtenus dans le délai de trente (30) jours,     ce délai peut être prolongé de trente (30) jours supplémentaires, à     condition qu’un avis écrit soit transmis à la personne concernée avant     l’expiration du délai initial de trente (30) jours, indiquant les motifs     de la prolongation ainsi que la date à laquelle l’employeur répondra à la     demande.
• Un avis de refus     doit contenir (1) le motif du refus; (2) un énoncé du droit de la personne     de demander une révision du refus, le cas échéant; et (3) un énoncé de la     façon dont la personne peut déposer une plainte concernant le refus. Tous     les avis de refus doivent être préparés ou approuvés par le responsable de     la protection des renseignements personnels.
• Fournissez les     renseignements demandés sous la forme ou dans le format demandé par la     personne, si cela peut être facilement produit sous cette forme. Sinon,     fournissez les renseignements demandés sur une copie papier lisible ou     sous toute autre forme convenue par la personne.
• Les personnes ont le     droit de recevoir une copie par la poste ou par courriel, ou peuvent venir     récupérer une copie sur place. Les personnes (y compris les détenus) ont     également le droit de venir sur place pour examiner les renseignements.
• Si la personne a     demandé un résumé et une explication des renseignements demandés au lieu     des renseignements complets, ou en complément de ceux-ci, préparez ce     résumé et cette explication et mettez-les à la disposition de la personne     dans la forme ou le format qu’elle a demandés.
• Exigez des frais     raisonnables fondés sur les coûts pour la reproduction, l’affranchissement     et la préparation d’un résumé (mais les frais relatifs au résumé doivent     être convenus au préalable par la personne). Cette disposition n’est pas     requise si le régime ne prévoit aucuns frais.
• Les divulgations doivent être documentées     conformément à la procédure relative aux « Exigences en matière de     documentation ».

Demandes de modification de la personne

La HIPAA confère également aux personnes le droit dedemander la modification de leurs renseignements protégés sur la santé. Incodeexaminera les demandes de modification soumises par écrit par les participants.

Dès réception d’une demande de modification desrenseignements protégés sur la santé d’une personne figurant dans un ensemblede dossiers désigné, présentée par cette personne, le parent d’un mineur ou lereprésentant personnel d’une personne, les employés doivent suivre les étapessuivantes :

• Suivre les     procédures pour vérifier l’identité de la personne (ou du parent ou du     représentant personnel) énoncées dans « Vérification de l’identité     des personnes demandant l’accès à des renseignements protégés sur la     santé ».
• Examiner la demande     de divulgation afin de déterminer si les renseignements protégés sur la     santé visés figurent dans l’ensemble de dossiers désigné de la personne     concernée. Consultez le responsable de la protection des renseignements     personnels s'il semble que les renseignements demandés ne figurent pas     dans le dossier désigné de la personne. Aucune demande de modification ne     peut être refusée sans l'approbation du responsable de la protection des     renseignements personnels.
• Examinez la demande     de modification pour déterminer si les renseignements seraient accessibles     en vertu du droit d’accès de la HIPAA (voir les procédures d’accès     ci-dessus). Veuillez consulter le responsable de la protection des     renseignements personnels si vous avez des questions quant à savoir si     l’une de ces exceptions s’applique. Aucune demande de modification ne peut     être refusée sans l'approbation du responsable de la protection des     renseignements personnels.
• Examinez la demande     de modification pour déterminer si la modification est appropriée —     c’est-à-dire si les renseignements contenus dans l’ensemble des dossiers     désignés sont exacts et complets sans la modification.
• Répondez à la     demande dans un délai de 60 jours en informant la personne par écrit que     la modification sera apportée ou que la demande est refusée. Si une     décision ne peut être prise dans le délai de soixante (60) jours, ce délai     peut être prolongé de trente (30) jours supplémentaires, à condition qu’un     avis écrit soit transmis à la personne concernée avant l’expiration du     délai initial de soixante (60) jours, indiquant les motifs de la     prolongation ainsi que la date à laquelle l’employeur répondra.
• Lorsqu’une demande     de modification est acceptée, apportez la modification à l’ensemble de     dossiers désigné et transmettez un avis approprié à la personne concernée     ainsi qu’à toutes les personnes ou entités indiquées, le cas échéant, dans     le formulaire de demande de modification de cette personne. Transmettez     également un avis de la modification à toute personne ou entité dont il     est établi qu’elle détient le dossier en question et qu’elle pourrait se     fonder sur les renseignements non corrigés au détriment de la personne     concernée.
• Lorsqu'une demande     de modification est refusée, les procédures suivantes s'appliquent :
   
  • Tous les avis de      refus doivent être préparés ou approuvés par le responsable de la      protection des renseignements personnels. Un avis de refus doit      contenir : (1) les motifs du refus; (2) des renseignements sur le      droit de la personne de soumettre une déclaration écrite de désaccord      avec le refus ainsi que sur la façon de présenter une telle déclaration;      (3) une explication indiquant que la personne peut, si elle ne présente      pas de déclaration de désaccord, demander que la demande de modification      et le refus qui s’y rapporte soient inclus dans toute divulgation future      des renseignements; et (4) des renseignements sur la façon dont la      personne peut déposer une plainte relativement au refus.
   
  • Si, à la suite du      refus, la personne présente une déclaration de désaccord, joignez à toute      divulgation ultérieure du dossier visé par la demande de modification les      documents suivants : la demande de modification de la personne,      l’avis de refus de cette demande, la déclaration de désaccord de la      personne, le cas échéant, ainsi que la réfutation ou la réponse de      l’employeur à cette déclaration de désaccord, le cas échéant. Si la      personne n’a pas présenté de déclaration écrite de désaccord, joignez la      demande de modification de la personne et son refus à toute divulgation      ultérieure des renseignements personnels sur la santé uniquement si la      personne a demandé cette mesure.

Demande de relevé des divulgations de renseignementsprotégés sur la santé

Une personne a le droit d’obtenir un relevé decertaines divulgations de ses propres renseignements protégés sur la santé.

Dès réception d’une demande de la part d’une personne(ou du parent d’un mineur ou du représentant personnel d’une personne)concernant un relevé des divulgations, l’employé doit suivre les étapessuivantes :

• Suivre les     procédures pour vérifier l’identité de la personne (ou du parent ou du     représentant personnel) énoncées dans « Vérification de l’identité     des personnes demandant l’accès à des renseignements protégés sur la     santé ».
• Si la personne qui     demande le relevé des divulgations a déjà reçu un tel relevé au cours de     la période de douze (12) mois précédant immédiatement la date de réception     de la demande actuelle, préparez un avis l’informant que des frais de     traitement lui seront facturés et lui donnant la possibilité de retirer sa     demande.
• Répondez à la     demande dans un délai de soixante (60) jours en fournissant le relevé des     divulgations (comme il est décrit plus en détail ci-dessous) ou en     informant la personne qu’aucune divulgation devant être incluse dans un     tel relevé n’a été effectuée (voir la liste des exceptions à l’obligation     de fournir un relevé des divulgations ci-dessous). Si le relevé des     divulgations ne peut être fourni dans le délai de soixante (60) jours, ce     délai peut être prolongé de trente (30) jours supplémentaires, à condition     qu’un avis écrit soit transmis à la personne concernée avant l’expiration     du délai initial de soixante (60) jours, indiquant les motifs de la     prolongation ainsi que la date à laquelle l’employeur répondra.
• Le relevé doit     inclure les divulgations (mais pas les utilisations) des renseignements     protégés sur la santé de la personne qui fait la demande, effectuées par     le régime et tout associé d’affaires au cours de la période demandée par     la personne, jusqu’à six ans avant la demande. (Il convient toutefois de     noter que le régime n’est pas tenu de rendre compte des divulgations     effectuées avant le 14 avril 2004. Le relevé des divulgations n’est pas     tenu d’inclure les divulgations effectuées :
   
  • aux fins du      traitement, du paiement et des activités liées aux soins de santé;
   
  • à la personne au      sujet de ses propres renseignements protégés sur la santé;
   
  • à titre accessoire      à une utilisation ou à une divulgation par ailleurs autorisée;
   
  • conformément à une      autorisation accordée par la personne concernée;
   
  • à des fins précises      de sécurité nationale ou de renseignement;
   
  • à des      établissements correctionnels ou aux organismes d'application de la loi      lorsque la communication était permise sans autorisation;
   
  • dans le cadre d'un      ensemble de données limité.
 
• Si un partenaire     commercial du régime est autorisé à divulguer les renseignements protégés     sur la santé d’une personne, le responsable de la protection des     renseignements personnels communiquera avec ce partenaire commercial afin     d’obtenir un relevé des divulgations qu’il a effectuées.
• Le relevé doit     comprendre les renseignements suivants pour chaque divulgation de     renseignements protégés sur la santé de la personne devant être     déclarée :
   
  • la date de      divulgation;
   
  • le nom (et, si elle      est connue, l'adresse) de l'entité ou de la personne à laquelle      l'information a été divulguée;
   
  • une brève      description des renseignements protégés sur la santé divulgués; et
   
  • un bref énoncé      expliquant l’objet de la divulgation. (L’énoncé de l’objectif peut être      fourni au moyen d’une copie de la demande écrite de divulgation, le cas      échéant.)
 
• Si le régime a reçu     une demande de suspension temporaire d’un organisme de surveillance de la     santé ou d’un représentant des autorités chargées de l’application de la     loi indiquant qu’un avis à la personne concernée concernant les     divulgations de renseignements protégés sur la santé serait     raisonnablement susceptible de nuire aux activités de cet organisme, la     divulgation pourrait ne pas être requise. Si un employé reçoit une telle     déclaration, que ce soit oralement ou par écrit, il doit communiquer avec     le responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir     plus de directives.
• Les relevés des divulgations doivent être     documentés conformément à la procédure intitulée « Exigences en     matière de documentation ».

Demandes de communications confidentielles

Les personnes peuvent demander à recevoir lescommunications concernant leurs renseignements protégés sur la santé pard’autres moyens ou à d’autres endroits. Par exemple, les participants peuventdemander à être appelés uniquement au travail plutôt qu’à la maison. De tellesdemandes peuvent être honorées si elles sont raisonnables.

Toutefois, l’employeur doit donner suite à une telledemande si le participant fournit clairement des renseignements indiquant quela divulgation de la totalité ou d’une partie de ces renseignements pourrait lemettre en danger. Le responsable de la protection des renseignements personnelsest chargé de traiter les demandes de communications confidentielles.

Dès réception d’une demande présentée par unepersonne, le parent d’un mineur ou le représentant personnel d’une personnevisant à recevoir des communications concernant des renseignements protégés surla santé par d’autres moyens ou à d’autres adresses, l’employé doit suivre lesétapes suivantes :

• Suivre les     procédures pour vérifier l’identité de la personne (ou du parent ou du     représentant personnel) énoncées dans « Vérification de l’identité     des personnes demandant l’accès à des renseignements protégés sur la     santé ».
• Déterminer si la     demande contient une déclaration indiquant que la divulgation de la     totalité ou d’une partie des renseignements visés par la demande pourrait     mettre la personne en danger.
• L’employé devrait     prendre des mesures pour donner suite aux demandes.
• Si une demande ne     sera pas satisfaite, l’employé doit communiquer avec la personne en     personne, par écrit ou par téléphone, afin d’expliquer pourquoi la demande     ne peut être satisfaite.
• Toutes les demandes     de communications confidentielles approuvées doivent être suivies.
• Les divulgations et leurs dispositions     doivent être documentées conformément à la procédure relative aux     « Exigences en matière de documentation ».

Demandes de restrictions concernant l’utilisation etla divulgation de renseignements protégés sur la santé

Les personnes peuvent demander que des restrictionssoient imposées à l’utilisation et à la divulgation des renseignements protégéssur la santé du participant. Dès réception d’une demande d’un particulier (oudu parent d’un mineur ou du représentant personnel d’un particulier) d’accéderaux renseignements protégés sur la santé d’un particulier, l’employé doitsuivre les étapes suivantes :

• Suivre les     procédures pour vérifier l’identité de la personne (ou du parent ou du     représentant personnel) énoncées dans « Vérification de l’identité     des personnes demandant l’accès à des renseignements protégés sur la     santé ».
• L’employé devrait     prendre des mesures pour donner suite aux demandes.
• Si une demande ne     sera pas satisfaite, l’employé doit communiquer avec la personne en     personne, par écrit ou par téléphone, afin d’expliquer pourquoi la demande     ne peut être satisfaite.
• Toutes les demandes     de restriction de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements     protégés sur la santé qui sont approuvées doivent faire l’objet d’un     suivi.
• Tous les partenaires     commerciaux susceptibles d’avoir accès aux renseignements protégés sur la     santé du particulier doivent être informés de toute restriction convenue.
• Les divulgations et leurs dispositions     doivent être documentées conformément à la procédure relative aux     « Exigences en matière de documentation ».

Dossiers

Des copies de tous les éléments suivants serontconservées pendant une période d’au moins six ans à compter de la date decréation des documents ou de la date à laquelle ils ont été en vigueur pour ladernière fois, selon la dernière de ces dates :

• « Avis relatifs     aux pratiques de confidentialité » qui sont remis aux participants
• Copies des     politiques et procédures
• Autorisations     individuelles
• Lorsque la     divulgation de certains renseignements protégés sur la santé est     effectuée :
     
     
   
  • Date de la      divulgation;
   
  • Nom de l’entité ou      de la personne ayant reçu les renseignements protégés sur la santé et, si      elle est connue, l’adresse de cette entité ou personne;
   
  • Brève description      des renseignements protégés sur la santé divulgués;
   
  • Bref énoncé de      l’objet de la divulgation;
   
  • Toute autre documentation requise en      vertu de ces procédures d’utilisation et de divulgation.

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